Bijlage 4: FWG-procedures
Artikel 1 Aanleiding voor wijziging van de functiebeschrijving en/of indeling
De werkgever en werknemer kunnen in de volgende situaties een initiatief nemen respectievelijk een verzoek indienen tot wijziging van de functiebeschrijving en/of indeling:
- De functie-inhoud sluit niet meer aan bij de laatste vastgestelde functiebeschrijving. Dit kan ook de beschrijving van een nieuwe functie betreffen. Een nieuwe functie is een functie die qua inhoud en functie-eisen niet overeenkomt met een binnen de instelling eerder beschreven en ingedeelde functie;
- Er is sprake van een wezenlijke verandering van de functie-inhoud, zodanig dat dit kan leiden tot indeling van de functie in een andere functiegroep. Een wezenlijke verandering van de functie is aan de orde wanneer redelijkerwijs verondersteld mag worden dat de functie-inhoud en/of functie-eisen niet meer aansluiten bij de functie of het niveau, zoals deze laatstelijk zijn vastgelegd in de functiebeschrijving en indeling;
- De werkgever besluit, na advies van de ondernemingsraad, tot aanpassing van de organisatiestructuur zonder dat sprake is van een belangrijke organisatiewijziging zoals genoemd in artikel 10:2 van de CAO, en deze wijziging kan gevolgen hebben voor de inhoud van reeds beschreven en ingedeelde functies;
- De werkgever besluit, na overleg met de ondernemingsraad, tot aanpassing van het format van de bestaande functiebeschrijvingen zoals van taak- naar resultaatgerichte functiebeschrijvingen;
- Er zijn zodanige wijzigingen van en/of aanvullingen op voor indeling van de betreffende functie relevante ijkfuncties en matrices in het FWG-systeem, dat dit kan leiden tot indeling in een andere functiegroep.
Artikel 2 Initiatief of verzoek tot wijziging
-
Een procedure tot wijziging op grond van de situaties in artikel 1 kan niet eerder worden gestart dan één jaar na de datum waarop de functiebeschrijving en/of indeling voor het laatst zijn vastgesteld.
-
Indien sprake is van een nieuwe functie geldt in afwijking van lid 1 dat een werknemer na zes maanden na aanvang van de functie een verzoek tot wijziging kan indienen. De werkgever informeert de werknemer hierover op het moment dat hij de functiebeschrijving en de indeling aan de werknemer verstrekt.
-
Een verzoek tot wijziging van de functiebeschrijving en/of indeling wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt.
Artikel 3 Procedure bij wijzigingsverzoek door de werknemer
-
Wanneer de werknemer een verzoek tot wijziging heeft ingediend, beoordeelt de werkgever of er sprake is van een van de in artikel 1 genoemde situaties. Indien de werkgever van mening is dat hier sprake van is, start hij binnen 4 weken nadat de werknemer het verzoek heeft ingediend de wijzigingsprocedure. Indien de werkgever van mening is dat er geen aanleiding is voor wijziging van de functiebeschrijving en/of indeling, wijst hij het verzoek van de werknemer schriftelijk en gemotiveerd af binnen 4 weken nadat de werknemer het verzoek heeft ingediend. Indien de werkgever binnen 4 weken nadat de werknemer het verzoek heeft ingediend niet heeft gereageerd op het verzoek anders dan door overmacht, dan staat het niet reageren gelijk aan het afwijzen van het verzoek. Het niet reageren wordt beschouwd als fictieve weigering.
-
De werknemer kan tegen de afwijzing schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken binnen 4 weken nadat de werkgever hem heeft geïnformeerd over de afwijzing van het wijzigingsverzoek dan wel binnen 4 weken na het verstrijken van de termijn waarbinnen de werkgever niet heeft gereageerd.
-
De werkgever vraagt binnen 2 weken na ontvangst van het bezwaar advies hierover bij de IBC-FWG. De werkgever stuurt het bezwaar van de werknemer mee naar de IBC-FWG.
-
De werkgever beslist en informeert de werknemer schriftelijk en gemotiveerd binnen 4 weken na ontvangst van het advies van de IBC-FWG over het al dan niet starten van de wijzigingsprocedure.
-
Indien de IBC-FWG het bezwaar gegrond verklaard, start de werkgever de wijzigingsprocedure.
-
Indien de werkgever conform lid 1 dan wel lid 5 van dit artikel de wijzigingsprocedure start legt hij binnen drie maanden de functiebeschrijving en indeling voor aan de werknemer.
Artikel 4 Wijzigingsprocedure functiebeschrijving en indeling
-
De werkgever stelt, indien mogelijk na overleg met de werknemer, de functiebeschrijving en indeling op en legt deze schriftelijk en gemotiveerd voor aan de werknemer. De werkgever informeert de werknemer over de mogelijkheid van inzage in FWG Gehandicaptenzorg.
-
De werknemer kan tegen de functiebeschrijving en/of indeling schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken binnen 4 weken nadat de werkgever de functiebeschrijving en indeling aan de werknemer heeft voorgelegd. Maakt de werknemer (mede) bezwaar tegen de functiebeschrijving dan zijn lid 3 t/m 9 van dit artikel van toepassing. Maakt de werknemer geen bezwaar tegen de functiebeschrijving maar wel tegen de indeling dan zijn lid 7 t/m 9 van dit artikel van toepassing. Maakt de werknemer binnen deze termijn geen bezwaar, dan zijn de functiebeschrijving en indeling vastgesteld.
-
De werkgever vraagt binnen 2 weken advies over het bezwaar van de werknemer aan de IBC-FWG. De werkgever stuurt de functiebeschrijving en indeling, de motivatie en het bezwaar van de werknemer mee naar de IBC-FWG.
-
Indien de IBC-FWG adviseert om de functiebeschrijving aan te passen brengt de commissie geen advies uit over de indeling. Het eventuele bezwaar van de werknemer tegen de indeling komt op dat moment te vervallen.
-
De werkgever stelt de functiebeschrijving (gewijzigd of ongewijzigd) vast en informeert de werknemer schriftelijk en gemotiveerd binnen 4 weken na ontvangst van het advies van de IBC-FWG over de functiebeschrijving en de bijbehorende indeling. De werkgever stuurt daarbij het advies van de IBC-FWG mee. De werkgever kan de termijn van 4 weken eenmalig gemotiveerd verlengen.
-
De werknemer kan tegen de indeling schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken binnen 4 weken nadat de werkgever de functiebeschrijving en indeling heeft voorgelegd. Maakt de werknemer binnen de geldende termijn geen bezwaar, dan is de indeling vastgesteld.
-
De werkgever vraagt binnen 2 weken advies over het bezwaar van de werknemer aan de IBC-FWG. De werkgever stuurt de functiebeschrijving en indeling, de motivatie en het bezwaar van de werknemer mee naar de IBC-FWG.
-
De werkgever stelt de indeling (gewijzigd of ongewijzigd) vast en informeert de werknemer schriftelijk en gemotiveerd binnen 4 weken na ontvangst van het advies van de IBC-FWG over de indeling. De werkgever stuurt daarbij het advies van de IBC-FWG mee. De werkgever kan de termijn van 4 weken eenmalig gemotiveerd verlengen.
-
Indien de werknemer bezwaar houdt tegen de indeling kan de werknemer binnen 8 weken nadat de werkgever de indeling aan de werknemer kenbaar heeft gemaakt bezwaar indienen bij de LBC-FWG.
Artikel 5 Wijzigingsprocedure functiebeschrijving en indeling bij toepassing FWG 3.0
-
Dit artikel is alleen van toepassing als een functie naar oordeel van de FWG-helpdesk (systeemhouder) niet kan worden ingedeeld met FWG Gehandicaptenzorg.
-
Als voor de werkgever niet duidelijk is of en hoe de functie kan worden ingedeeld met toepassing van FWG Gehandicaptenzorg, vraagt de werkgever de FWG-helpdesk om advies. De werkgever stuurt hierbij de functiebeschrijving mee die, indien mogelijk na overleg met de werknemer, is opgesteld. Indien de FWG-helpdesk van mening is dat de functie in te delen is met FWG Gehandicaptenzorg, is artikel 4 van toepassing. Indien de FWG-helpdesk van mening is dat de functie niet in te delen is met toepassing van FWG Gehandicaptenzorg verstrekt zij de werkgever een gemotiveerd schriftelijk helpdeskadvies op basis van toepassing van FWG 3.0. Dit advies is niet bindend.
-
De werkgever stelt vervolgens de functiebeschrijving en indeling vast en legt dit schriftelijk en gemotiveerd voor aan de werknemer, met daarbij het helpdeskadvies van de FWG-helpdesk.
-
De werknemer kan bezwaar maken tegen de functiebeschrijving en/of indeling. Het bezwaar wordt schriftelijk en gemotiveerd ingediend binnen 4 weken nadat de werkgever de functiebeschrijving en indeling aan de werknemer heeft voorgelegd. Maakt de werknemer (mede) bezwaar tegen de functiebeschrijving, dan zijn lid 5 t/m 9 van dit artikel van toepassing. Maakt de werknemer geen bezwaar tegen de functiebeschrijving maar wel tegen de indeling, dan is lid 9 van toepassing. Maakt de werknemer binnen de geldende termijn geen bezwaar, dan zijn de functiebeschrijving en indeling vastgesteld.
-
De werkgever vraagt binnen 2 weken advies over het bezwaar van de werknemer tegen de functiebeschrijving aan de IBC-FWG. De werkgever stuurt de functiebeschrijving, het bezwaar van de werknemer en het helpdeskadvies van de FWG-helpdesk mee naar de IBC-FWG.
-
De werkgever stelt de functiebeschrijving (gewijzigd of ongewijzigd) vast en informeert de werknemer schriftelijk en gemotiveerd binnen 4 weken na ontvangst van het advies van de IBC-FWG over de functiebeschrijving en bijbehorende indeling. De werkgever stuurt daarbij het advies van de IBC-FWG mee. De werkgever kan de termijn van 4 weken eenmalig gemotiveerd verlengen.
-
Indien de functiebeschrijving door de werkgever gewijzigd wordt vastgesteld, vraagt de werkgever binnen 2 weken na vaststelling van de functiebeschrijving een nieuw helpdeskadvies aan de FWG-helpdesk. Dit advies is niet bindend.
-
De werkgever stelt vervolgens de indeling opnieuw vast en informeert de werknemer schriftelijk en gemotiveerd binnen 4 weken na ontvangst van het helpdeskadvies van de FWG-helpdesk, met daarbij het helpdeskadvies van de FWG-helpdesk.
-
Indien de werknemer bezwaar heeft tegen de indeling kan de werknemer binnen 8 weken nadat de werkgever de indeling aan de werknemer kenbaar heeft gemaakt bezwaar indienen bij de LBC-FWG.
Artikel 6 Afwijkende termijnen
De in de artikelen 3, 4 en 5 van deze bijlage genoemde termijnen kunnen met instemming van de OR/PVT worden aangepast.
-
Indien afgeweken wordt van de termijn van artikel 3 lid 6, besteden de werkgever en de OR/PVT aandacht aan de gevolgen voor het salaris van de werknemers(s) voor wie de wijzigingsprocedure wordt gestart.
-
Van de termijn voor het instellen van bezwaar bij de LBC-FWG kan niet worden afgeweken.
Artikel 7 Interne Bezwaren Commissie FWG (IBC-FWG)
-
De instelling heeft een door de werkgever ingestelde Interne Bezwaren Commissie FWG (IBC-FWG).
-
De IBC-FWG heeft tot taak de werkgever gemotiveerd te adviseren over:
-
Het bezwaar van de werknemer tegen de afwijzing van het wijzigingsverzoek door de werkgever (artikel 3 van deze bijlage). Dit advies is bindend.
-
De inhoudelijke beoordeling van het bezwaar van de werknemer (artikel 4 en 5 van deze bijlage). Bij de beoordeling van het bezwaar op grond van artikel 5 lid 5 adviseert de IBC-FWG tevens of met het FWG-helpdeskadvies en bijbehorende motivatie een goede duiding van de functiebeschrijving is gegeven. Het advies van de IBC-FWG is zwaarwegend.
-
-
De IBC-FWG bestaat uit minimaal 2 leden en een voorzitter. De werkgever en de OR/PVT dragen een gelijk aantal leden voor. De leden van de IBC dragen gezamenlijk een voorzitter voor.
-
De werkgever en de OR/PVT leggen in een reglement de werkwijze van de IBC-FWG vast. De werkgever draagt er zorg voor dat dit reglement inzichtelijk is voor werknemers. In het reglement wordt ten minste opgenomen:
-
De behandelingsprocedure van een bezwaar;
-
De beschikbaarheid van relevante stukken;
-
Het recht op hoor en wederhoor en het recht op bijstand door een derde;
-
De termijn waarbinnen advies wordt uitgebracht (in beginsel 4 weken);
-
De wijze van besluitvorming;
-
Dat eventuele minderheidsstandpunten in het advies worden vermeld.
-
-
De werkgever kan besluiten om in samenwerking met andere werkgevers een Regionale Bezwaren Commissie FWG (RBC-FWG) in te stellen in plaats van een IBC-FWG. Dit besluit behoeft de instemming van de OR/PVT. De bepalingen uit deze bijlage zijn van overeenkomstige toepassing op de RBC-FWG.
Artikel 8 Landelijke Bezwaren Commissie (LBC-FWG)
-
De LBC-FWG is een landelijke commissie die tot taak heeft een oordeel te geven over de indeling van een functie op basis van het systeem FWG Gehandicaptenzorg of indien nodig op basis van FWG 3.0.
-
De LBC-FWG is toegankelijk indien na het volledig doorlopen van de interne bezwarenprocedure nog een geschil bestaat tussen de werkgever en de werknemer over de indeling van de functie.
-
De samenstelling, werkwijze en financiering van de LBC-FWG is door CAO-partijen vastgesteld in een reglement. Dit reglement wordt bij indiening van een bezwaarschrift aan partijen toegezonden en is ook in te zien op de website van de VGN.
-
Een bezwaar is ontvankelijk, indien het bezwaar tot de competentie van de LBC-FWG behoort als bedoeld in lid 1, indien voldaan is aan de eisen van lid 5 en lid 7 en wanneer het bezwaar is ingediend binnen de hiervoor geldende termijn.
-
Een bezwaarschrift dient onderbouwd te zijn met de volgende documenten:
-
Vastgestelde functiebeschrijving en indeling;
-
Het interne bezwaarschrift;
-
Het advies van de IBC-FWG en de daarbij behorende stukken;
-
Indien van toepassing het indelings-advies van de FWG-helpdesk.
-
-
De uitspraak van de LBC-FWG is bindend en wordt in beginsel binnen 8 weken na het in behandeling nemen van het bezwaar kenbaar gemaakt aan de geschilpartijen.
-
De werknemer voldoet bij het indienen van het bezwaarschrift de griffiekosten ad € 136,-.
-
De behandelkosten bedragen € 454,- bij een standaardprocedure.
-
In het geval de LBC-FWG besluit om geschilpartijen te horen, kan hiervoor een bedrag in rekening worden gebracht. In het geval de LBC-FWG besluit extern advies of informatie te vragen, dan worden de kosten daarvan in rekening gebracht. Indien de LBC-FWG besluit tot afwijking van de standaardprocedure, worden de geschilpartijen vooraf geïnformeerd over de procedure en de bijkomende kosten.
-
De kosten van de behandeling worden na afloop van de procedure in rekening gebracht bij de in het ongelijk gestelde partij.
Indien de werknemer in het gelijk wordt gesteld ontvangt hij de griffiekosten retour en worden de kosten bij de werkgever in rekening gebracht. -
Indien een bezwaarschrift niet ontvankelijk wordt verklaard, worden de griffiekosten niet aan de werknemer gerestitueerd.
Kwaliteitseisen te stellen aan functiebeschrijvingen en de wijze van het beschrijven van functies zoals overeengekomen op 29 maart 1999.
Vooraf
De functiebeschrijvingen moeten een goed beeld geven van de op het moment van beschrijven binnen de organisatie/binnen het organisatiedeel uitgeoefende functies. Belangrijk daarbij is dat functies weliswaar op zich staande samenvoegingen van taken en verantwoordelijkheden zijn, maar doordat ze in organisatorisch verband worden uitgeoefend sterk aan elkaar zijn gerelateerd/sterk van elkaar afhankelijk zijn. Het is daarom zinvol de functies binnen een organisatorische eenheid op soortgelijke wijze en in samenhang te beschrijven.
Inhoud
De functiebeschrijving moet informatie bevatten over:
- Plaats in de organisatie
Het is aanbevelenswaardig om uit te gaan van de doelstelling van de instelling en de daarvan afgeleide doelstelling van de organisatorische eenheid. Vandaar uit kan dan de functie gepositioneerd worden. In de functiebeschrijving kan tevens de doelstelling van de organisatorische eenheid en/of de functie worden weergegeven.
Indien dit een toevoeging is aan/of indien dit wenselijk is voor het beeld van de functie kan de aard, de frequentie en de doelstelling van de contacten worden weergegeven. Opsommingen hoeven niet te worden gegeven. - Functie-inhoud
De functie-inhoud moet duidelijk en volledig omschreven worden. Dit hoeft echter niet te leiden tot eindeloze opsommingen. Nadrukkelijk moet worden vermeld dat de beschrijving de actuele situatie (IST situatie) moet weergeven. - Relevante toelichtingen ten aanzien van de waarderingsgezichtspunten
FWG is gebaseerd op een analytische puntenmethode die een veelheid van aspecten binnen een functie waardeert. De aspecten zijn gegroepeerd in de volgende gezichtspunten:- Kennis;
- Zelfstandigheid;
- Sociale vaardigheden;
- Risico’s Verantwoordelijkheden en Invloed;
- Uitdrukkingsvaardigheid;
- Bewegingsvaardigheid;
- Oplettendheid;
- Overige Functie-eisen;
- Inconveniënten.
Nadere uitwerking:
- Plaats in de organisatie
Top down kan het organogram en de doelstelling van de organisatorische eenheid worden gegeven, deze zijn immers voor alle functies daarbinnen gelijk. Op functieniveau kan de plaats en de bijdrage aan de doelstelling van de eenheid worden beschreven.
In elke functie komen contacten voor. De hoeveelheid, de aard en de variëteit kunnen van belang zijn voor de bepaling van de functiewaarde. De contacten zijn echter altijd een logisch gevolg van de te verrichten activiteiten. In dat geval is een uitwerking van de contacten niet noodzakelijk, omdat zij niets toevoegt. Indien de contacten wel worden omschreven hoeven geen uitputtende lijsten te worden weergegeven. - Functie-inhoud
De functie-inhoud moet duidelijk en volledig worden omschreven. Hoewel dit deel van de beschrijving van zeer groot belang is, hoeft een en ander niet breedsprakig te worden uitgeschreven. Zeker de benadering dat de functie samen met andere functies binnen een eenheid actief is, biedt mogelijkheden om korte heldere omschrijvingen te realiseren. - Relevante toelichtingen ten aanzien van de waarderingsgezichtspunten
Bij het deel relevante toelichtingen is vooral het aangeven van relevante zaken van belang. Zeer voor de hand liggende zaken en/of zaken die rechtstreeks voortvloeien uit de taken en verantwoordelijkheden hoeven niet herhaald of aangegeven te worden. Opgemerkt moet worden dat de functionaris veelal wel de behoefte heeft de voor hem/haar kenmerkende zaken nogmaals te noteren.
Kwaliteitseisen
Een functiebeschrijving moet kort en helder de actuele lokale situatie weergeven. De set functiebeschrijvingen van de organisatorische eenheid; team, unit, afdeling dienst, sector etc., moet een volledig beeld geven van de activiteiten van de organisatorische eenheid inclusief de werkverdeling daarbinnen.
Relatie functie-functionaris
Zeker in de gezondheidszorg is er bij zeer veel functies een grote relatie tussen de functie en datgene wat de functionaris in zich heeft. Meer dan in de industrie kan de functievervuller de functie en het resultaat van het functioneren mede bepalen.
Functiewaardering blijft gericht op het waarderen van de functie in organisatorisch verband.
Dit wil zeggen dat daar waar de persoonlijke invloed op de functie groot wordt er een spanningsveld gaat ontstaan tussen datgene wat de organisatie in de functie onderbrengt en datgene wat de functionaris realiseert.
Wie stelt de functiebeschrijving op?
De werkgever laat de functiebeschrijving opstellen. De werkgever kan dat laten doen door de leidinggevende, door een P&O medewerker of door de functievervuller. Ook een combinatie is denkbaar; de leidinggevende van de organisatorische eenheid kan bijvoorbeeld de plaats en de doelstelling vaststellen, de functievervuller kan hetzij de aanzet geven voor, hetzij het deel invullen van de taken/resultaten en de afdeling P&O kan bijvoorbeeld de relevante functie-eisen formuleren.
Formele vaststelling
De functiebeschrijving moet worden gedateerd en formeel worden vastgesteld. Het formeel vaststellen vindt plaats door of namens de directie waarbij het aanbevelenswaardig is dat de functievervuller(s) akkoord gaat/gaan. Dit is echter geen vereiste.
De toelichting op deze kwaliteitseisen kunt u raadplegen op de website van de VGN.