Van administratieve lasten naar administratieve lusten: experiment laat zien hoe je dit doet

Enthousiast over het nieuwe cliëntendossier

Bestaan ze nog, in tijden van regeldruk en administratieve lasten? Zijn er nog zorgmedewerkers die het leuk vinden om vast te leggen wat ze doen? Toch wel, Sabrina van den Esschert is enthousiast over het nieuwe cliëntendossier. Ze werkt als coach en community builder in Buiksloterham, een nieuwe locatie van Philadelphia in Amsterdam-Noord. ‘Als zorgmedewerker krijg je vertrouwen’, zegt ze. ‘Dat betekent ook dat je moet laten zien dat je het verdient. Zo’n dossier is daarvoor één van de pijlers, je legt vast wat je aan het doen bent.’

We zitten in een sfeervolle, plantrijke ruimte in Buiksloterham, waar wat mensen in- en uit lopen die van plan zijn naar fitness te gaan. De locatie bestaat uit drie woontorens met 123 appartementen. Daarvan worden er, volgens het principe van gespikkeld wonen, 24 bewoond door mensen die worden ondersteund door Philadelphia. Er werken hier negen coaches.

Vijf afspraken is genoeg

Van den Esschert klapt haar laptop open en laat een anonieme omgeving zien. ‘Zo zag het cliëntendossier er vroeger uit’, zegt ze. We kijken naar ellenlange lijsten met links, kopjes en vragen. ‘En zo is het nu.’ Er verschijnt een overzichtelijk scherm met negen tegels. ‘In het oude dossier maakten we bijvoorbeeld onderscheid tussen ontwikkelafspraken en begeleidingsafspraken’, legt ze uit. ‘Zo groeiden er dossiers met wel twintig afspraken: wie leest die ooit? Nu staan er ongeveer vijf doelen. Bijvoorbeeld: ik wil mijn rijbewijs halen.’

Van den Esschert schrijft haar verslagen meestal in de je-vorm en zo feitelijk mogelijk. Want het dossier is in de eerste plaats voor  de bewoner zelf. Bijvoorbeeld: ‘Je bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek en vertelde dat je het spannend maar ook heel leuk vindt.’ Van den Esschert: ‘Als cliëntervaringsinstrument gebruiken we Dit Vind Ik Ervan. Het liefst gaan we daar niet op een apart moment uitgebreid voor zitten. Als iemand iets zegt wat relevant is, voeren we dat diezelfde dag in.’ Behalve voor de bewoners, beschouwt ze het dossier vooral als een hulpmiddel voor haarzelf en als verantwoording aan de overheid.

Experiment Regelarm Verantwoorden

Het nieuwe elektronisch cliëntendossier maakt deel uit van het experiment Regelarm Verantwoorden, waaraan op dit moment zeven locaties van Philadelphia meedoen. Volgens Van den Esschert is het nauw verbonden aan het streven om bewoners meer eigen regie te geven en aan het zelforganiserend werken. ‘Het helpt om te kijken vanuit het perspectief van de bewoner, in plaats van een zorgperspectief. En doordat we een zelforganiserend team zijn, zien we het hele plaatje, ook financieel.’

Verantwoorden op basis van kwaliteit

De visie achter Regelarm Verantwoorden ontwikkelde Philadelphia samen met drie zorgkantoren. Op het hoofdkantoor van Philadelphia in Amersfoort vertelt directeur klantbelang Bas Bodzinga: ‘De basis ervan is dat we verantwoorden op basis van kwaliteit. Mensen zijn niet de zorg in gegaan omdat ze willen schrijven, ze willen hun handen uit de mouwen steken. In de praktijk zie je dat we ons verantwoorden over alles wat los en vast zit, omdat we denken dat het moet van het zorgkantoor, de accountant, of de eigen organisatie. Dan krijg je de meest gekke en onnutte dingen. Wat we nu willen is vastleggen wat ertoe doet.’

Rapportage is de verantwoording over levering van zorg

Naast Bas zit projectleider Koen Kasper. Weet hij misschien een voorbeeld van zo’n overbodige regel? Kasper: ‘We hebben niet op die manier gedacht. Toen we het cliëntendossier opnieuw vormgaven, moesten we kiezen: gaan we elementen uit het huidige dossier schrappen, of beginnen we met vier blanco A4’tjes en vragen we onze zorgprofessionals wat daarop moet staan? We hebben voor het laatste gekozen.’ Kasper hanteert een slogan, die volgens hem de kern weergeeft van de nieuwe werkwijze: ‘De rapportage is de verantwoording.’ Hij legt uit: ‘We rapporteren in het dossier om zo goed mogelijke zorg te leveren. Maar die rapportage gebruiken we nu ook als verantwoording over de feitelijke levering van zorg. Verantwoorden doen we omdat het maatschappelijke gelden zijn. Normaal gesproken moet je regelmatig aan het zorgkantoor gegevens leveren. Nu zeggen de zorgkantoren die meedoen in dit experiment: het dossier maakt deel uit van de verantwoording.’

Samenwerken en op elkaar steunen

Regelmatig zitten ze met zijn vijven om tafel: Bodzinga, Kasper en collega’s van CZ, Menzis en Zilveren Kruis. Bodzinga: ‘Het is niet het feestje van de zorgaanbieder, je doet het samen. We willen daarbij steunen op elkaars controles, want zowel Philadelphia, als het zorgkantoor, als de accountant controleren. Dus daar is efficiencywinst te behalen. Het zorgkantoor vertrouwt bijvoorbeeld op de accountant als het gaat over de feitelijke levering van zorg. Philadelphia heeft vijfhonderd locaties en zesduizend klanten in de Wet langdurige zorg. De accountant kan die locaties niet iedere dag afgaan om te kijken wat er gebeurt. Daarom hebben we datapunten gedefinieerd. Als aan vier van de vijf is voldaan, weten we dat er feitelijke zorg is geleverd. Bijvoorbeeld: de planning is gevuld, het cliëntwaarderingssysteem is ingevuld, medicatie is uitgegeven, voeding is ingekocht, het salaris is uitbetaald.’

Sociaal domein is nog niet betrokken

De geest is uit de fles, volgens Bodzinga en Kasper. Ze hopen dat het experiment zich als een olievlek binnen Philadelphia gaat verspreiden. Een heikel punt is nog wel dat het zich afspeelt binnen de Wlz-zorg, het sociaal domein is er niet bij betrokken. Bodzinga: ‘Op onze zorgadministratie is ongeveer de helft van de mensen bezig met zeven zorgkantoren. Daarbij gaat het om een omzet van 450 miljoen euro. De andere helft is bezig met al die gemeenten en een omzet van tien miljoen. Dat is totaal niet met elkaar in verhouding, maar je hebt zoveel mensen nodig omdat de gegevens die gemeenten vragen zo verschillend zijn. Maar ik verwacht dat dit binnen een paar jaar verandert, de wal keert het schip, want ook voor gemeenten is dit niet efficiënt.’

Meer aandacht voor de cliënt

In Buiksloterham komt Madeleine Suurling, een andere coach, even gedag zeggen. Een anekdote van haar geeft weer wat er veranderd is. ‘Als vroeger een bewoner kwam binnenlopen, terwijl ik het dossier zat bij te werken’, vertelt ze, ‘dan zei ik weleens dat het nu even slecht uitkwam. Achteraf dacht ik: waarvoor ben ik hier dan? Nu komt dat gelukkig niet meer voor.’ En is ze ook minder tijd kwijt met het invullen? ‘Ik weet het niet zeker’, zegt ze, ‘want ik heb het niet geklokt, maar het voelt wel zo.’

Feiten en cijfers

• Het project Regelarm Verantwoorden van Philadelphia maakt deel uit van het experiment Vernieuwend Verantwoorden van de Nederlandse Zorgautoriteit, dat loopt tot en met 2023. Andere zorgorganisaties die hieraan deelnemen, zijn Abrona, Estinea, EsdégéReigersdaal, Ipse de Bruggen en JP van den Bent.
• De administratieve lastendruk in de gehandicaptenzorg steeg in 2019 naar 33 procent, blijkt uit een enquête van Berenschot onder zorgprofessionals.
• Volgens 219 medewerkers uit veertig teams in de gehandicaptenzorg, zijn de drie belangrijkste oorzaken van de regeldruk: het ondersteuningsplan, de bedrijfsvoering en het elektronisch cliëntendossier. Dit blijkt uit het rapport Regeldruk in de langdurige zorg, van Vilans uit 2020.

Dit artikel komt uit de vierde editie van 2022 van Markant, het tijdschrift van de VGN. Lees het hele nummer, waarin je ook een interview met minister Conny Helder leest en het onderzoek van Mylène Böhmer over de invloed van sfeerlicht bij slaapproblemen.

Bekijk ook de video van Philadelphia over regelarm verantwoorden en lees het artikel op hun website.