Wat winnen cliënten hiermee? Niks? Dan niet doen!

Zelf organiserend werken

'Veel medewerkers in ons team zijn aanpakkers en doeners. Dat past heel goed bij zelf organiserend werken. Je kunt dan aardig wat dragen samen. Door de ruimte die we nu hebben, kunnen we goed profiteren van die gezamenlijke kracht. En we kunnen dicht bij de behoeften van cliënten en hun ouders aansluiten. Dat is heel mooi en waardevol.'

'Zelforganisatie betekent voor mij dat we veel vrijheid krijgen om echt op maat zorg te leveren. In allerlei opzichten… de cliënt heeft iets nodig, je gaat de stad in en regelt het gewoon; we hebben vrijwilligers nodig, dan gaan we op zoek in onze eigen omgeving; een cliënt loopt vast op dagbesteding, dan zoeken we in onze directe omgeving een passend alternatief; er staat een ouderbijeenkomst op stapel, dan regelen we zelf een goeie plek dichtbij… We maken onderdeel uit van een lokaal netwerk. Dat willen we graag. Dan heb je ruimte nodig om te doen wat hier past.'

Bied ruimte voor maatwerk

'Dat was niet meteen zo. Toen zelforganiserend werken werd geïntroduceerd, werden we opgezadeld met allerlei verplichtingen: rollen, taken, trainingen, zus en zo… Ik voelde juist heel weinig eigen ruimte. We kwamen ook nauwelijks toe aan de vraag: helpt dit onze cliënten eigenlijk wel? Terwijl dat de enige echte reden zou moeten zijn om dit te gaan doen. En ik merkte dat er in de loop van de tijd teveel afstand ontstond tussen de top van de organisatie en de medewerkers. Ik mistte het gevoel dat we er samen aan trokken. Dan wordt zo’n proces kwetsbaar. Daarom schreef ik samen met collega’s een brief aan het bestuur. Mijn oproep was: bied ruimte voor maatwerk. Nu zit ik in de groep die zelforganisatie in een nieuwe fase moet brengen. We kijken nu naar taken en verantwoordelijkheden, afgestemd op de verschillende doelgroepen en teams. Zo proberen wij cliënten nog meer centraal te stellen en meer vreugde in het werk te creëren, want dat is uiteindelijk wat zelforganisatie ons moet gaan opleveren.'

Hoever mag onze vrijheid reiken?

'Onze organisatie is groot. We hebben veel systemen en regels. Dus blijft nog steeds de grootste uitdaging staan: hoever mag onze vrijheid reiken? Er zijn centrale regels die voor iedereen gelden. Natuurlijk. Die moeten er ook zijn. Anders wordt zo’n grote organisatie onbestuurbaar. Tegelijkertijd is het ene team het andere niet. Ieder heeft iets anders nodig om die ruimte te kunnen benutten. Daar moet oog voor zijn. En ik heb ook wel vragen over het nut van sommige keuzes. We hebben bijvoorbeeld een nieuw systeem rond financiën gekregen. Dat vergt veel extra handelingen. Maar in ons team hadden we onze financiën prima op orde. Ander voorbeeld: kwaliteitscontrole. Die is gebonden aan vaste data. Maar die zou veel beter aan de zorgplancyclus van je individuele client kunnen worden gekoppeld. Nog een voorbeeld: dagelijks rapporteren en melden van incidenten kost veel tijd. Daarmee erkennen we het belang ervan. Maar kan dat niet eenvoudiger? Over dat soort kwesties is discussie. Dat is goed. Want we moeten naar kortere lijnen en snellere resultaten.'

'Ik probeer mezelf steeds de vraag te stellen: wat winnen cliënten met wat we willen besluiten? Niks? Dan niet doen. Wel? Dat zeker doen! Dat is heel helder en krachtig. Het was altijd al mijn eigen toetssteen. Nu kan ik die delen met mensen uit andere lagen van de organisatie. Dat helpt echt.'

Dit verhaal is mede mogelijk gemaakt door Rowena Meijer van Ipse de Bruggen. 

Haar tips over zelforganiserend werken:

• Zelforganisatie is en blijft een proces. Dat betekent: veel samenwerken, evalueren en afstemmen.
• Begin klein, ervaar door vallen en opstaan en pak door met als doel dat de client er beter van wordt.
• Weet goed wat ieders kwaliteiten zijn en maak er gebruik van. En deel elkaars kennis.

Heb je een vraag aan Rowena? Mail haar gerust via rowena.meijer@ipsedebruggen.nl.