Reflectie op kwaliteitsrapporten gehandicaptenzorg: fundamentele vragen over ‘het rapport’ en aandacht voor grote vraagstukken

De bijeenkomst vond vlak voor de zomer plaats en markeerde alweer de vierde keer dat leden van de VGN waren uitgenodigd voor een dialoogsessie om met elkaar te reflecteren op de kwaliteitsrapporten. Na elke ronde wordt er ook gereflecteerd op het proces door Vilans. Dat artikel vind je in de link hieronder.

Meest opvallende conclusies: fundamentele vragen over kwaliteitsrapporten en aandacht voor grote vraagstukken.

• Het blijkt dat steeds meer organisaties zich afvragen op welke manier het kwaliteitsrapport zélf bijdraagt aan het verbeteren van de zorg en ondersteuning aan mensen met een beperking. Fundamentele vragen als ‘voor wie schrijf ik het rapport?’ en ‘wie leert hiervan?’ komen steeds meer naar voren.
• In de rapporten van 2021 kwamen maatschappelijke vraagstukken terug, zoals het vinden en behouden van goed personeel in relatie tot continuïteit van zorg en corona.
• De kwaliteitsrapporten worden steeds korter.
• In veel rapporten wordt aandacht besteed aan het belang van methodisch werken.
• Cliëntervaringsonderzoek is iets waar organisaties zich in willen ontwikkelen.

Verbeteren en verantwoorden via (het maken van) het kwaliteitsrapport

Gehandicaptenzorg aanbieders werken – in lijn met het huidige kwaliteitskader - met een jaarlijks kwaliteitsrapport, vanuit het idee dat dit bijdraagt aan het leren over en verbeteren van de kwaliteit van de zorg en ondersteuning die zij leveren. En (in het verlengde daarvan) ook aan de verantwoording van kwaliteit. Tijdens elke dialoogronde over de kwaliteitsrapporten komt de spanning tussen leren, verbeteren en verantwoorden weer ter sprake. Welke weegt het zwaarst?

Wie leert het meest van kwaliteitsrapporten?

De deelnemers zijn van mening dat er drie groepen zijn die het meeste leren van (het maken van) het kwaliteitsrapport: de directie, beleidsmedewerkers en leidinggevenden. Terwijl cliënten, naasten en vrijwilligers veel minder punten kregen bij deze vraag. Dit lijkt logisch, omdat in het rapport vooral wordt geschreven over ‘de hele organisatie’ en de focus daarmee kan komen te liggen op wat je leert op beleidsniveau. Die lessen leiden vervolgens wel tot verbeterpunten die ook effect hebben in of op de dagelijkse zorg. Hierover zijn verhalen, beschrijvingen en quotes van terug te lezen in de kwaliteitsrapporten.

Dat financiers en de inspectie bij deze vraag in de middenmoot terecht zijn gekomen, vinden we opvallend, omdat VGN leden in het verleden regelmatig aangaven dat ze het rapport vooral schrijven ter verantwoording aan deze partijen. Mogelijk is deze verschuiving te verklaren door een steeds scherpere focus op intern leren, in plaats van extern verantwoorden en een verschuiving bij zorgkantoren en inspectie naar de bedoeling van het kwaliteitsrapport.

“Ik kende het kwaliteitsrapport beter toen ik solliciteerde dan nu ik er werk als manager. Op dit moment leeft het niet binnen de organisatie.”

“Als je de medewerker vraagt naar het kwaliteitsrapport, dan kennen ze het niet.”

“Ons zorgkantoor vraagt elk jaar om een apart gesprek en het bezoeken van een locatie. Die vraag komt vanuit hun kwaliteitsafdeling, niet vanuit inkoop.”

Mensen vragen zich af: welk nut heeft het kwaliteitsrapport?

Uit de dialoogsessies blijkt dat er veel wordt gesproken over het nut van een kwaliteitsrapport, waarbij expliciet wordt genoemd dat het voor cliënten en hun directe zorg en ondersteuning (nog) niet zo veel meerwaarde heeft. Het geeft wel een mooie indruk in wat er speelt in de organisatie, werd gezegd. Hier lijkt het meer te gaan over ‘het product’ kwaliteitsrapport dan het proces om daar te komen.

Dat proces om het kwaliteitsrapport te maken, heeft vaak meerwaarde voor de organisatie, omdat het interessante gesprekken en leerzame inzichten oplevert. Toch blijkt nog steeds een zoektocht en veel deelnemers waarderen daarom de onderlinge uitwisseling via deze dialoogsessies.

Rapporten worden steeds korter

Opvallend is dat het gemiddeld aantal pagina’s per rapport blijft dalen. Dit jaar was het gemiddelde 38 pagina’s ten opzichte van 44 vorig jaar.

Successen en dilemma’s in de inhoudelijke kwaliteitsontwikkelingen

De kwaliteitsrapporten beschrijven veel verschillende onderwerpen, van strategietrajecten op organisatieniveau tot verbeteringen in een team na een incident. Van langetermijnvisie, tot omstandigheden die moeilijk te beïnvloeden zijn. Om zicht te krijgen op met welke thema's organisaties het meest zijn bezig geweest in 2021, is ter voorbereiding van de dialoog aan deelnemers gevraagd naar het ‘belangrijkste succes/ positieve ontwikkeling’ ten aanzien van kwaliteit. En ook met welk vraagstuk de organisatie juist het meest moeite had.

In ieder geval werden de inhoudelijke thema's in de rapporten door bijna alle deelnemers herkend. Zowel in het eigen rapport als in het rapport van een andere zorgaanbieder zagen deelnemers onderwerpen terug die belangrijk waren in hun eigen werk in 2021.  Dat geeft aan de ene kant aan dat de thema's/ onderwerpen die worden beschreven in de rapporten, ook de thema's zijn waar zij mee te maken hebben gehad in hun eigen werk afgelopen jaar. Tevens zegt het dat er veel gemeenschappelijke inhoudelijke onderwerpen zijn, die bij verschillende zorgaanbieders hebben gespeeld. 

Het meest genoemde vraagstuk/ dilemma was het tekort aan medewerkers (zowel door ziekte als uitstroom) en dat het moeilijk is om weer goede mensen te werven. De zorgen om de continuïteit van zorg en ondersteuning blijkt uit vele antwoorden.

“De personele krapte zorg voor instabiliteit bij steeds meer teams...in de zorgteams maar ook bij de medische dienst, in aansturende functies en bij de gedragsdeskundigen.”

 “De poorten staan wagenwijd open om mensen binnen te krijgen. Daarna is er te weinig begeleiding, waardoor ook de achterdeur wagenwijd open staat.”

Tegelijkertijd werd dit thema ook als succes genoemd (in de trant van ‘het is ons toch gelukt de teams stabiel te houden’) én tevens als vraagstuk ‘hoe kunnen we mensen binden en boeien?’ Hier zit ook een duidelijk link met de vele quotes die gaan over de impact van corona. Een belangrijke nuance hierbij is dat het vooral over een ‘gevoel’ gaat dat we het samen toch gedaan krijgen’ en niet over concrete ontwikkelingen in hoe  om te gaan met een corona uitbraak.

“In een tijd waarin we nog de consequenties van corona ervaren, is het bijzonder om te zien dat ondanks de waan van alledag aandacht is voor reflectie en ontwikkeling om het steeds beter te doen.”

“Bij ons leeft wel de vraag: hoe kunnen we continuïteit borgen? We hebben een jong team met alleen vrouwen. Alleen de zzp’ers zijn mannen, dat is toch wel bijzonder.”

Methodisch werken, met een ECD, een methodiek en een aangepast ondersteuningsplan, werd ook vaak genoemd bij zowel vraagstukken als successen.

“De nieuwe zorgplancyclus werkt zeer efficiënt. We merken dat iedereen echt op een heel goede manier zorg en hulp verleent aan de bewoners. Daar ben ik trots op.”

“Uit de totaal analyse blijkt dat het aantal actuele zorgplannen, evaluaties en risicokaarten minder vaak aantoonbaar aanwezig waren dan voorgaande jaren.”

Bij het bespreken van de geordende antwoorden vinden we dit logisch omdat dit de kern van het werk raakt. Dat hier zoveel aandacht voor is komt door de geplande ontwikkelingen als een nieuw ECD of keuze voor een nieuwe methodiek. Maar ook door de achterstand in scholing die opgelopen is tijdens corona en de uitdaging met het grote verloop van medewerkers om mensen goed toegerust in te zetten.

We denken ook dat mede hierdoor het cliëntervaringsonderzoek relatief vaak genoemd is als vraagstuk. Men wil het graag inzetten als waardevol instrument om de client expliciet invloed te geven op zijn zorg- en ondersteuning en woonplek en toch wordt het nog vaak als ‘verplicht nummer’ gezien. Ook hier speelt de toerusting van medewerkers een rol en de wijze waarop dit wel of niet terug komt in de teamreflecties.

De dialoogsessies blijven waardevol

De deelnemers gaven aan dat ze het prettig vonden dat de dialoogronde wat dichter bij de inleverdatum van de kwaliteitsrapporten was georganiseerd, zodat ze hun ideeën en inzichten tijdig kunnen meenemen in de volgende ronde.

De waarde zit vooral in met elkaar over de kwaliteitsrapporten kunnen spreken, waarbij het lezen van een kwaliteitsrapport van een andere organisatie nuttig en helpend is voor de dialoog.

Verschillende perspectieven op kwaliteit

Deze ronde werd bij de uitnodiging expliciet gevraagd om met meerdere mensen aan te sluiten, zowel vanuit de zorg, als de mensen met een meer coachende rol en die met een meer beleidsmatige rol. Juist omdat ieder zijn eigen perspectief heeft op kwaliteit wat elkaar goed kan aanvullen en inspireren. Dit is gelukt bij de afvaardiging van negen organisaties die met twee tot vier mensen aansloten, waardoor de dialoog intern verder kan gaan.

Dit aansluiten vanuit meerdere perspectieven zou nog meer mogen, omdat het andere waardevolle inzichten oplevert, bijvoorbeeld over hoe beleidsmedewerkers met kwaliteitsthema’s goed kunnen aansluiten bij de teams.

“Dit keer hebben we minder cijfers dan vorige keer. Meer filmpjes en verhalen.”

“Ik dacht: weer een verhaal, die sla ik even over. De verhalen geven wel mooi weer wat jullie visie is, maar ik vind cijfers ook wel fijn.”

Toekomst dialoogsessies met komst Kwaliteitskompas

Vanwege de breed gedragen behoefte om op deze wijze met elkaar ervaringen uit te wisselen over de kwaliteitsrapporten, zullen ook volgend jaar nieuwe dialoogsessies worden gehouden begin juli 2023.

Wat een belangrijk gespreksonderwerp zal zijn dan, is de overgang van kwaliteitsrapporten naar een kwaliteitsbeeld en een voortgangsbericht: de nieuwe cyclus en bijbehorende termen in het Kwaliteitskompas Gehandicaptenzorg, dat recent is gelanceerd. Het Zorginstituut heeft het kompas opnieuw goedgekeurd en opgenomen in het Kwaliteitsregister. Het zal vanaf 2023 opnieuw als veldnorm gelden voor de gehandicaptenzorg. Gezien de wijzigingen die zijn aangebracht in bouwsteen 4 (Inzicht in kwaliteit), zal dit ongetwijfeld nieuwe en boeiende gesprekken en uitwisselingen opleveren. Het zou mooi zijn als er dan nog meer zorgprofessionals kunnen aansluiten.