Kwaliteitsrapport in coronatijd: hoge mate van flexibiliteit bij medewerkers en cliënten
Eind 2021 ging een kleine honderd kwaliteitsfunctionarissen en zorgmedewerkers uit de gehandicaptenzorg in gesprek over de kwaliteitsrapporten 2020, die afgelopen zomer zijn ingeleverd. Tijdens de gesprekken reflecteerden deelnemers samen op kwaliteit en leerden ze van elkaar. Uit de sessies blijkt dat dat er in coronatijd veel flexibiliteit is getoond van zorgaanbieders en dat de kwaliteit van zorg op peil is gebleven, al kostte dit soms moeite en ook veel flexibiliteit. In dit artikel lees je opvallende punten uit de kwaliteitsrapporten 2020, die door Vilans zijn geanalyseerd.
Zorgprofessionals reflecteren mee
Dit jaar was het derde op rij dat het kwaliteitsnetwerk van de VGN is uitgenodigd om in zogenaamde dialoogsessies met elkaar te reflecteren op hun kwaliteitsrapporten. Ieder jaar wordt het reflectieproces verbeterd en aangescherpt, in samenwerking met Vilans (lees hier meer over de geleerde lessen in het proces van deze dialoogsessies).
Dit jaar waren de kwaliteitsfunctionarissen gevraagd om ook collega’s mee te nemen die direct bij de zorg betrokken zijn. Zodoende gingen er in deze ronde ongeveer 90 mensen van 70 organisaties in gesprek met elkaar en met de stuurgroep kwaliteitskader GHZ. Ter voorbereiding waren er vragenlijsten ingevuld door het merendeel van de deelnemers, zie de afbeelding hieronder.
‘Cliënten waren soms meer flexibel dan medewerkers.’
Om de kwaliteitsrapporten van 2020 te duiden, ordende Vilans alle antwoorden op de vragen die voorafgaand of tijdens de dialoogsessie zijn gesteld. De uitkomsten zijn getoetst bij de deelnemers en de meest opvallende punten lees je hieronder.
Impact corona(maatregelen) op de kwaliteit
Toen in maart 2020 de coronopandemie in Nederland startte, raakte dit alle organisaties in de gehandicaptenzorg. Dat is logischerwijs ook terug te lezen in alle kwaliteitsrapportages. Er is beschouwend en reflectief gekeken naar wat corona en alle maatregelen teweegbracht.
Trots
Vaak komt terug dat organisaties trots zijn op hoe er is samengewerkt om cliënten goed te kunnen ondersteunen. Het algemene beeld is dat de kwaliteit van zorg op pijl is gebleven ondanks alle maatregelen, waaronder de tijdelijke sluiting van de groepen voor bezoek. Dit wordt vooral toegeschreven aan de creativiteit en inzet van medewerkers.
Flexibiliteit en maatwerk
Daarnaast blijkt dat er veel flexibiliteit is in de organisaties, zo is in veel kwaliteitsrapportages te lezen dat er al snel een crisisteam was opgezet. In een korte tijd is veel geleerd over het uitdenken en uitvoeren van maatregelen om besmettingen te voorkomen, waarbij veel is geschreven over de zoektocht naar maatwerk. Een terugkerend aandachtspunt is de grote moeite die dit kostte, omdat de landelijke maatregelen zo vaak en snel wijzigden.
Vrijheid en veiligheid
Door corona werden de dilemma’s in het spanningsveld van vrijheid en veiligheid heel zichtbaar voor iedereen. Zeker in het begin is er stevig ingegrepen om het aantal besmettingen zoveel mogelijk te beperken en daarmee fysieke en medische veiligheid zoveel als mogelijk te waarborgen. Dit ging vaak ten koste van de vrijheid en eigen regie van cliënten. In veel kwaliteitsrapporten wordt expliciet genoemd hoe veel pijn en moeite dit heeft gekost.
Onverwacht positief neveneffect van de pandemie
De grootste ontwikkeling die versterkt werd door corona is op het gebied van de dagbesteding en dag-invulling. In veel organisaties viel bij een deel van de cliënten op dat de ‘verplichte rust’ en beperktere wereld hen ook goed deed. Dit is een aanzet geweest om opnieuw te kijken naar de vormgeving van de dagprogramma’s bij deze cliënten.
‘De samenwerking tussen wonen en dagbesteding is in een stroomversnelling is geraakt.’
De waarde van het kwaliteitsrapport
De meerwaarde van het kwaliteitsrapport ontstaat volgens de deelnemers in het proces om tot het rapport te komen, want dit levert waardevolle gesprekken op. Al is het vaak ook lastig omdat mensen - zeker zij die werken in de zorg - hier weinig ruimte voor hebben. Hierover zijn ervaringen en tips uitgewisseld.
‘Ik schrok van de opmerking van een zorgmedewerker, dat het kwaliteitsrapport binnen organisaties geen voer voor gesprek lijkt te zijn. Ik vind dat een aandachtspunt, want het gaat zowel om de beweging naar binnen als de lus naar buiten.’
Overige uitkomsten
Tellen of vertellen?
Als ontwikkeling zien we dat 'vertellen' steeds meer vorm krijgt. In de antwoorden viel op dat over het rapport van de eigen organisatie veel vaker werd aangegeven dat de verhalen centraal staan en onderbouwd worden door cijfers, terwijl de lezers, dus mensen van andere organisaties, aangeven dat de verhalen centraal staan en worden toegelicht. Een mogelijke verklaring is dat de verbinding tussen de verhalen en cijfers te impliciet is. Als je de praktijk kent, zie je meer samenhang tussen verhalen en cijfers, dan als buitenstaander.
Meer verhalende kwaliteitsrapporten zijn niet langer
De verhalen in de rapporten leveren het meeste gesprekstof op en het leiden tot herkenning bij de lezer. De verschuiving naar meer verhalende kwaliteitsrapporten leidt niet automatisch tot dikkere kwaliteitsrapporten. In de rapporten over 2018 telde een kwaliteitsrapport bij een steekproef gemiddeld 77 pagina’s. Terwijl nu het gemiddelde ligt op 43,8 pagina’s bij de 40 deelnemers waarvan hun rapport als PDF online staat. Bij ruim 20 deelnemers is het kwaliteitsrapport niet als geheel te printen en staat het in een andere vorm online. Wel bestaat de indruk dat het zeker voor grotere organisaties lastig is om tot een beknopt verslag te komen, dat volstaat voor alle stakeholders.
Wat is reflecteren?
Daarnaast zijn veel organisaties aan het zoeken hoe ze de inhoudelijke opbrengsten van teamreflecties goed kunnen verzamelen en weergeven in het kwaliteitsrapport. Omdat dit ingewikkeld is, blijft het al snel bij een procesbeschrijving van hoe de teamreflectie is georganiseerd.
Het hele jaar door aandacht voor het kwaliteitsrapport
Zowel tijdens de dialogen in de kleine groepen als in de gesprekken na afloop, ging het over het proces om tot het kwaliteitsrapport te komen. Dit is waardevol als je het goed inricht. Steeds meer organisaties verzamelen door het jaar heen, mooie kenmerkende verhalen die uitnodigen tot reflectie of een ander inzicht geven. Hiermee kan je eenvoudiger een selectie maken voor het kwaliteitsrapport.
Voor wie maak je het rapport?
In dezelfde gesprekken ging het ook over de vraag Voor wie schrijven we het rapport?, een terugkerend vraagstuk. Is het vooral bedoeld voor de interne medewerkers of voor de externe stakeholders? Of is het toch te combineren? Dit jaar kwam dit thema niet expliciet terug in de vragenlijst, maar was het wel regelmatig onderwerp van gesprek tijdens de sessies.
‘Het kwaliteitsrapport is een voertuig om het gesprek in de organisatie in beweging te krijgen. Mijn ervaring is dat het een middel is om mensen bij elkaar aan tafel te krijgen.’
‘Het kwaliteitsrapport is een spiegelmoment in je hele leer- en verbetercyclus. Je haalt veel informatie op en je doet een stapje terug: wat zegt ons dit? Dan kan je focuspunten formuleren en ga je aan de bak.’
De waarde van de dialoogronde
De deelnemers vonden het opnieuw heel waardevol om met elkaar tijd te nemen voor de sessies die VGN en Vilans organiseerden. En om een kwaliteitsrapport van iemand anders te lezen, de vragenlijsten in te vullen en de dialoog aan te gaan. Zij vinden het inspirerend en leerzaam, blijkt ook uit de reacties van de deelnemers. De VGN waardeert de hoge animo hiervoor zeer, zeker omdat er ook veel inzet gevraagd wordt van de deelnemers.
Tot slot
De dialoogsessies hebben wederom mooie inzichten opgeleverd voor de cyclus van het kwaliteitsrapport komend jaar. Daarnaast nemen de VGN en de Stuurgroep kwaliteitskader GHZ de input ook mee voor de actualisatie van het kwaliteitskader.
Het actualisatietraject is in volle gang bezig. De stuurgroepleden hebben met hun achterbannen gereflecteerd op de conclusies en aanbevelingen uit het Eindrapport van USBO. Zo heeft de VGN verschillende inloopsessies gehouden. Deze input hiervan is eind januari in de stuurgroep besproken. Ook de inzichten uit de dialoogsessies over de kwaliteitsrapporten leveren inzichten op voor het verbeteren van het kwaliteitskader zelf. Op 8 maart gaan de betrokken partijen hierover verder praten. De focus van deze bijeenkomst zal liggen op werken met het kwaliteitskader in de praktijk: wat is hiervoor nodig?
En de dialoogsessies? Die organiseren we dit jaar in de eerste week van juli, voor een brede doelgroep uit de zorg. Deze keer zullen we deelnemers ook in de voorbereiding betrekken. Die weten ten slotte zelf het beste waar behoefte aan is om over te praten.
