Het VGN-bureau in 2021

Organisatie

Op verschillende vlakken is het interne VGN-bureau in ontwikkeling en zetten we nieuwe stappen. Zo is er vorm en inhoud gegeven aan het 'hybride werkconcept' bij de VGN en een ontwerp gemaakt voor een herinrichting van het VGN-kantoor. Er zijn communicatievormen en 'rituelen' doorontwikkeld ter ondersteuning en inspiratie van de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse communicatie.

Onderwerpen die we collectief hebben opgepakt gaan over ons werkplezier en werkdrukbeleving, het samenwerken aan thema’s. En we hebben een start gemaakt met het ophalen van de ervaringen van het werken met 'honken' (zogenoemde intervisiegroepen waarin de VGN-collega’s met elkaar reflecteren en van elkaar leren). Ook vanuit het oogpunt van een modern HR beleid heeft dit thema aandacht gekregen evenals het Arbobeleid en de arbeidsomstandigheden.

Ontwikkelbudget

Het totale ontwikkelbudget (voor o.a. bureaubijeenkomsten, ondersteuning van de honken, opleidingen, loopbaanbegeleiding en coaching) bedroeg in 2021 2,00% van de loonsom. Uiteindelijk is 1,42% van de loonsom uitgegeven.

Ondersteuning bestuur

De VGN heeft waardering ontvangen vanuit het bestuur over de positieve ondersteuning door het bureau. En dat de VGN voor veel leden tijdens Corona opnieuw haar toegevoegde waarde heeft laten zien. Met deze waardering stappen we het jaar 2022 in, waarin we in het licht van de visie 2030 samen (VGN, leden en stakeholders) sterker staan en het verschil maken.

Medewerkers

Wie werken er bij de VGN?

Even wat feiten op een rij: op 31 december 2021 waren er 50 medewerkers (40,43 fte) in dienst bij de VGN. Dit is een stijging van 3 medewerkers ten opzichte van 31 december 2020 toen er 47 medewerkers (37,7 fte) in dienst waren. Onze capaciteit is over de afgelopen 3 jaar in kleine stapjes uitgebreid. Hierbij spelen meerdere factoren een rol. Enkele veelzeggende ontwikkelingen zijn de groei van het aantal leden, stijging van de inkomsten (bijv. door de toekenning van projectsubsidies) en de inzet op projecten zoals de Visie 2030.

54% van de VGN medewerkers werkt in een functie van (senior)beleidsadviseur, 14% werkt vanuit een communicatiefunctie deels mee in het primaire proces en is deels ondersteunend hieraan. 24% van de medewerkers verricht ondersteunende werkzaamheden zoals secretariële, HR of financieel-administratieve activiteiten. En 8% van het personeelsbestand is belast met managementtaken. De gemiddelde medewerker bij de VGN is 48,3 jaar oud (gemiddeld 1,2 jaar jonger dan in 2020) en werkt iets langer dan 8 jaar bij de VGN organisatie. De gemiddelde medewerker werkt 29,1 uur per week.

Wat weten we nog meer?

Er werken meer vrouwen bij de VGN dan mannen (resp. 66%/34%). Ongeveer 80% heeft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en 72% heeft een parttime dienstverband. Binnen 5 jaar bereikt ongeveer 10% van de medewerkers de AOW gerechtigde leeftijd.

Instroom

In 2021 zijn 9 medewerkers in dienst gekomen met een totaal aan 7,06 fte. In 2020 bedroeg dit aantal 4 medewerkers. De gemiddelde leeftijd van de nieuwe medewerkers in 2021 bedroeg 40 jaar. Op 31 december 2021 stond er een vacature open. Eind januari 2022 is deze vacature opgevuld door een medewerker die in maart 2022 start.

Uitstroom

In 2021 zijn 6 medewerkers uit dienst getreden (2 op eigen verzoek, 2 in verband met het aflopen van een tijdelijk dienstverband en 2 met wederzijds goedvinden). Het gaat om 4,86 fte. In 2020 was dit aantal 2 medewerkers. Het verlooppercentage was in 2021 12%. In 2020 was dit percentage 4%.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage bedroeg 5,47% in 2021. Dit is meer dan in 2020 (3,58%) en 2019 (1,9%). Het landelijk gemiddelde ziekteverzuim is in 2021 ook gestegen naar zeker 5%. De gemiddelde verzuimduur is 21 dagen en de meldingsfrequentie is iets meer dan 0,8 ziekmelding per medewerker per jaar. Deze cijfers laten zien dat het kortdurend verzuim en de meldingsfrequentie (aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar) laag liggen ten opzichte van het langdurige verzuim. Het ziekteverzuimpercentage bij de VGN bestaat voor bijna 90% uit langdurig verzuim (meer dan 42 dagen). In 2020 was dit percentage 80%.

HR beleid

In 2020 is gestart met het ontwikkelen van een modern HR beleid voor de VGN-organisatie. De HR-visie is uitgewerkt en we maakten een doorvertaling naar het thema 'reflecteren, leren en ontwikkelen'. In 2021 zijn het Arbobeleid en de arbeidsomstandigheden uitgelicht. Zo heeft de VGN een andere partner gezocht met betrekking tot de Arbodienstverlening en is er een Medewerkersonderzoek verricht.

Wat kwam er uit het Medewerkersonderzoek?

VGN-collega’s zijn zeer betrokken, loyaal en trots en vinden dat het er bij de VGN behoorlijk professioneel gewerkt wordt. Medewerkers zijn met name zeer tevreden over de inhoud van hun werk, de sfeer bij de VGN en de samenwerking onderling. Maar er zijn zeker ook thema’s die de aandacht behoeven. In het bijzonder de werkdrukbeleving, de afstand van het MT tot de medewerkers en de aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.

De uitkomsten van het onderzoek zijn in het najaar van 2021 collectief gedeeld. In de eerste maanden van 2022 vinden er groepsgesprekken plaats over de uitkomsten en aanbevelingen. Dit vormt de basis om te komen tot een plan van aanpak en de uitvoering daarvan.

OR

In 2021 hebben we de OR de nodige advies- en instemmingsaanvragen voorgelegd. Bijvoorbeeld over de WKR, nieuw HR-beleid, het Medewerkersonderzoek, Arbobeleid (inclusief de keuze voor een Arbodienstverlener), de financiële investering in de verbouwing, het 'hybride werkbeleid' (inclusief een flexibel vergoedingensysteem) en de privacyverklaring voor medewerkers en sollicitanten. Een bovengemiddelde hoeveelheid aanvragen, die vooral een gevolg is van het actualiseren van het HR-beleid, in combinatie met een verbouwing.  

Hoe werken we op basis van (mede)zeggenschap)?

We hebben medezeggenschap vormgegeven in een fase voor het voorgenomen besluit (door middel van werkgroepen) en een fase na het voorgenomen besluit (instemmings-/adviesaanvraag).

Een werkgroep bestaat uit een dwarsdoorsnede van de organisatie, dus met medewerkers en een vertegenwoordiger vanuit de OR en het MT. Er zijn drie werkgroepen actief bij de VGN, die aan relevante thema’s werken. Een werkgroep is vooral een plek waar ideeën ontstaan en uitgedacht worden. Samen bedenken de werkgroepen welke instrumenten, methodes of manieren goed kunnen werken bij VGN. De werkgroepen delen deze ideeën met VGN-collega’s, die niet aan de werkgroep deelnemen, toetsen bij hen of deze ideeën overeenkomen met verwachtingen en nemen deze input mee in hun adviezen die zij voorleggen ter besluitvorming.