Het VGN-bureau

Organisatie

Het interne VGN-bureau heeft de in 2021 ingezette ontwikkelingen een vervolg gegeven en nieuwe stappen gezet. Zo is het VGN-kantoor heringericht om hybride werken te ondersteunen en ligt de focus van het kantoor op de zone waarin “ontmoeten” centraal staat. In deze zone zijn we in de tweede helft van het jaar gestart met het vormgeven van maandelijkse bureaudagen. Onderwerpen waar we al collectief aan werkten (zoals werkplezier en werkbeleving, samenwerken aan thema’s en professionele en persoonlijke ontwikkeling), zijn samengebracht en komen terug in deze maandelijkse bijeenkomsten.

Het werken in “honken” (zogenoemde intervisiegroepen waarin de VGN-collega’s met elkaar reflecteren en van elkaar leren) is geëvalueerd en wordt in de basis positief ervaren. Tijdens een maandelijkse bureaudag zijn ervaringen tussen de honken uitgewisseld. Verder krijgen de honken jaarlijks van het managementteam opdrachten of een programma mee, dat zij kunnen agenderen in hun bijeenkomsten. 

Ontwikkelbudget

Het totale ontwikkelbudget (voor o.a. bureaudagen, ondersteuning van de honken, opleidingen, loopbaanbegeleiding en coaching) bedroeg in 2022 1,93% van de loonsom. Uiteindelijk is 1,52% van de loonsom uitgegeven. Een van de begrote incompany trainingen is vanwege de planning doorgeschoven naar 2023.

Medewerkers

Wie werken er bij de VGN?

Even wat feiten op een rij: op 31 december 2022 waren er 51 medewerkers (40,61 fte) in dienst bij de VGN. Dit is een stijging van 1 medewerker ten opzichte van 31 december 2021 toen er 50 medewerkers (40,43 fte) in dienst waren.

51% van de VGN medewerkers werkt in een functie van (senior)beleidsadviseur, 16% werkt vanuit een communicatiefunctie deels mee in het primaire proces en is deels ondersteunend hieraan. 25% van de medewerkers verricht ondersteunende werkzaamheden zoals secretariële, HR of financieel-administratieve activiteiten. En 8% van het personeelsbestand is belast met managementtaken. De gemiddelde medewerker bij de VGN is 48,6 jaar oud (gemiddeld 0,3 jaar ouder dan in 2021) en werkt ongeveer 8,7 jaar bij de VGN organisatie. De gemiddelde medewerker werkt 28,7 uur per week.

Wat weten we nog meer?

Er werken meer vrouwen bij de VGN dan mannen (resp. 69%/31%). Ongeveer 90% heeft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en 76% heeft een parttime dienstverband. Binnen 5 jaar bereikt ongeveer 12% van de medewerkers de AOW gerechtigde leeftijd.

Instroom

In 2022 zijn 5 medewerkers in dienst gekomen met een totaal aan 3,75 fte. In 2021 bedroeg dit aantal 9 medewerkers. De gemiddelde leeftijd van de nieuwe medewerkers in 2022 bedroeg 45 jaar. Deze gemiddelde leeftijd ligt 5 jaar hoger dan in 2021. Op 31 december 2022 stond er geen vacature open.

Uitstroom

In 2022 zijn 4 medewerkers uit dienst getreden (3 op eigen verzoek en 1 in verband met het aflopen van een tijdelijk dienstverband). Het gaat om 3,17 fte. In 2021 was dit aantal 6 medewerkers. Het verlooppercentage was in 2022 8%. In 2021 was dit percentage 12%.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage bedroeg 5,06% in 2022. Dit is minder dan in 2021 (5,47%) en meer dan in 2020 (3,58%) en 2019 (1,9%). Het landelijk gemiddelde ziekteverzuim is in 2022 boven de 5% gestegen. De gemiddelde verzuimduur is 36 dagen en de meldingsfrequentie is 0,12 ziekmelding per medewerker per jaar. Deze cijfers laten zien dat het kortdurend verzuim en de meldingsfrequentie (aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar) laag liggen ten opzichte van het langdurige verzuim. Het ziekteverzuimpercentage bij de VGN bestaat voor meer dan 80% uit langdurig verzuim (meer dan 42 dagen). In 2021 was dit percentage 90%.

HR-beleid

In 2022 is de vormgeving van een modern HR-beleid voor de VGN-organisatie afgerond en geïmplementeerd. In 2022 zijn de laatste thema’s, t.w. de arbeidsvoorwaarden (waaronder het vergoedingen- en meerkeuzesysteem), on- en off boarding, uitgelicht. De VGN heeft een pakket arbeidsvoorwaarden samengesteld dat aansluit bij belangrijke HR-thema’s als vitaliteit, hybridewerken en persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Hoe gaat het met de aandachtspunten uit het Medewerkersonderzoek?

In 2021 kwamen er mooie resultaten uit het Medewerkersonderzoek en de groepsgesprekken die we daarover met elkaar hebben gevoerd. De aandachtspunten zijn in 2022 opgenomen in een plan van aanpak, waarbij de nadruk ligt op heldere strategiebepaling en communicatie vanuit het MT, werkplezier/-belasting en persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Op twee momenten is de voortgang collectief besproken. Verder houdt het managementteam er zicht op dat de activiteiten vanuit het plan van aanpak in goede samenhang zijn met de Visie 2030. Het doel is dat we op alle niveaus in de organisatie werken vanuit de Visie 2030 en we de visie doorvertalen naar onze manier van werken (zowel aan de “harde kant” in werkverdeling, werkprocessen, prioriteiten stellen en keuzes maken als aan de “zachte kant” in de aandacht die we hebben voor elkaar, voor de samenwerken en voor ontwikkeling en werkplezier).

OR

In 2022 is een aantal advies- en instemmingsaanvragen voorgelegd aan de OR. Dit betreft bijvoorbeeld de WKR-begroting 2022, het nieuw HR-beleid, het Plan van Aanpak Medewerkersonderzoek, de thuiswerkplekfaciliteiten en het aanstellen van een preventiemedewerker. Een flinke hoeveelheid aanvragen, die vooral een gevolg is van het actualiseren van het HR-beleid en het introduceren van het hybride werkbeleid.  

Van meerdere werkgroepen naar een agendagroep

We hebben de medezeggenschap vormgegeven in een fase voorafgaand aan het voorgenomen besluit (door middel van werkgroepen) en een fase na het voorgenomen besluit (instemmings-/adviesaanvraag). Binnen het bureau hebben diverse werkgroepen zich bezig gehouden met de (door)ontwikkeling van het bureau, zoals de werkgroep HR, huisvesting, professionele- & organisatieontwikkeling en een club interne communicatie. Om vanuit het hart van onze visie meer samenhang te kunnen creëren is vanuit deze werkgroepen, samen met collega's van “het hart” van de Visie 2030, een agendagroep ontstaan.

De agendagroep buigt zich over de maandelijkse bureaudag. Er schuiven ook collega’s aan die geen vaste deelnemers zijn van de agendagroep. Op die manier rouleert de groep die de voorbereidingen treft. En de agendagroep buigt zich ook over thema’s als kernwaarden van de VGN, (digitaal) samenwerken, werkplezier en professionele ontwikkeling via de honken. De leden van de OR zijn betrokken bij de overleggen van de agendagroep.

Meer lezen

Dit artikel is een onderdeel van het jaarverslag van de VGN over het jaar 2022.