“We willen samen leren en verbeteren”

Pas op de plaats

“Op dit moment maken we even een pas op de plaats om met elkaar verbeterpunten te bepalen”, vertelt Caroline Filius, projectmanager bij Zuidwester. Ze kijkt terug op de afgelopen periode. “Na een succesvolle pilot in de regio Zeeland zijn we in februari gestart met de verdere uitrol van Capaciteit- & Roostermanagement binnen de volgende 52 teams. Per team zijn er acht sessies gepland, waarin onder andere de cliëntagenda, het teamontwikkelplan en het basisrooster aan bod komen. In mei hebben we een tussentijdse evaluatie gehouden. Dat was best confronterend: bijna de helft van de teams is (tijdelijk) gestopt, en ook trainers geven aan moeite te hebben het programma met de teams te doorlopen. We blijken meer dan acht sessies per team nodig te hebben en er is een budgetoverschrijding.”

Waardevolle opbrengsten

“We hebben gelukkig wel in beeld waar de pijnpunten zitten”, vervolgt Caroline. “De pilot zet bijvoorbeeld druk op ieders agenda, niet alle teams zijn klaar voor Capaciteit- en Roostermanagement en trainers blijken meer tijd nodig te hebben om te leren. Het belangrijkste punt bleek echter eigenaarschap: Capaciteit- & Roostermanagement werd gezien als een cursus in plaats van een veranderingsproces en daarnaast als iets wat van bovenaf opgelegd is.” Toch is het zeker niet zo dat Zuidwester ontevreden is: “De methode die we hanteren is goed, de sessies bieden ruimte voor dialoog, teams krijgen inzicht in en regie op de kostenstructuur en mogelijke interventies, én dit zorgt voor meer zelfverantwoordelijkheid. Dat zijn waardevolle opbrengsten.”

Wisselende reacties

Johan Last is extern adviseur voor de pilot bij Zuidwester: “Als het gaat om de inhoud, zijn er de afgelopen maanden de nodige vraagstukken gekomen. Het in kaart brengen van wat de cliënt daadwerkelijk nodig heeft en dat vertalen naar de noodzakelijke ondersteuning, dat heeft meer tijd gevraagd dan we op voorhand hadden ingeschat. Ook de procesmatige aanpak kon best lastig zijn, de praktijk is soms weerbarstig.” De reacties van medewerkers zijn wisselend en afhankelijk van wat er uit komt: “Zijn er mogelijkheden voor het bieden van betere zorg en een betere financiële situatie, dan zijn medewerkers heel positief. Soms blijkt echter ook dat er geschaafd moet worden aan de formatie, omdat we deze niet exploitabel krijgen. Logisch dat medewerkers bij zo’n boodschap niet blij zijn.”

Andere contracten

Binnen het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren wil Zuidwester helder krijgen of het mogelijk is om medewerkers grotere arbeidscontracten te bieden op basis van de cliëntvraag en het zorgplan. Hoe staat het daarmee? Caroline: “De start is gemaakt. Capaciteit- & Roostermanagement biedt de mogelijkheid op kostenplaatsniveau te kijken naar formatie en financiën. Daar ontstaan op papier voorzichtige mogelijkheden voor variëteit in contracten, maar dat is nog op kleine schaal. Door samen met medewerkers naar formatie en financiën te kijken zien zij wel goed wat vanuit de cliëntvraag daadwerkelijk aan formatie aanwezig zou moeten zijn. En dat faciliteert een dialoog. Waar we nog mee aan de slag gaan is het onderzoeken van combinatiemogelijkheden. Bijvoorbeeld om medewerkers met een vast contract ook nog flexibele uren te bieden voor op meerdere locaties”

Wat vindt de Ondernemingsraad ervan?

De Ondernemingsraad van Zuidwester is positief over de verdere uitrol van Capaciteit- en Roostermanagement binnen Zuidwester. Voorwaarde is wel dat de invoering onder andere tot gevolg heeft dat:

• medewerkers meer regie hebben op het tot stand komen van de roosters;
• er roosters ontstaan waarbij er meer rekening gehouden wordt met de balans tussen werk en privé;
• de nieuwe roosters evenwichtig zijn en dat er rekening gehouden wordt met de gezondheid van medewerkers;
• de uitbreiding van aantal grotere contracten mogelijk wordt;
• de nieuwe roosters voldoen aan de CAO en wet- en regelgeving op het gebied van arbeids- en rusttijden.

Toen tijdens de evaluatie bleek dat een flink aantal teams (tijdelijk) gestopt is met Capaciteit- en Roostermanagement, was de Ondernemingsraad niet verrast. Het veranderproces, Route 2020, wat bij Zuidwester loopt, brengt voor teams veel gelijktijdige veranderingen met zich mee. Voor een groot aantal teams bleek dat te veel waardoor (tijdelijk) gestopt moest worden. De Ondernemingsraad kan zich vinden in het besluit om pas op de plaats te maken. Dat geeft tijd en ruimte om verbeterpunten te bepalen. De Ondernemingsraad verwacht dat op basis daarvan het vervolg van het invoeringstraject beter kan worden opgepakt.  

Blik vooruit

Hoewel het praktijknetwerk in september stopt, gaat Zuidwester wel door met de ingezette koers tot – naar verwachting – eind 2018. Caroline: “We hopen dan met elkaar tot de conclusie te komen dat cliënten er weer een stap beter van geworden zijn en dat het voor medewerkers een stuk prettiger werken is. Als we die combinatie kunnen maken en dit in de praktijk terug zien, dan zijn we tevreden.”                  

Zuidwester is een van de vier organisaties die deelnemen aan het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren. De pilot loopt tot eind september. Dan volgt er een afsluitende bijeenkomst en publicatie. Kijk voor meer informatie over Zuidwester op www.zuidwester.org.