Voorkom problemen betalingsverkeer: stap over op IBAN
Op uiterlijk 1 februari 2014 gaat het Nederlandse betalingsverkeer volledig over op het International Bank Account Number (IBAN) als rekeningnummer. Ook komen er nieuwe, Europese standaarden voor overschrijvingen en incasso’s. De impact hiervan op uw bedrijfsvoering kan groot zijn, als uw organisatie bijvoorbeeld gebruik maakt van software of incasso’s. Een tijdige voorbereiding is dan ook van groot belang. Want als u niet uiterlijk 1 februari 2014 gereed bent, kunt u niet meer meedoen aan het betalingsverkeer. In dit artikel leest u meer over de invoering van IBAN.
Europa is op weg naar een gezamenlijke betaalmarkt, de zogenoemde Single Euro Payments Area (SEPA), waar we straks overal op dezelfde manier betalen. SEPA omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. Om te zorgen dat eurobetalingen straks overal op dezelfde manier plaatsvinden zijn er nieuwe standaarden in het betalingsverkeer. Opvallendste verandering binnen SEPA is het binnenlands gebruik van het international bank account nummer, IBAN, het rekeningnummer dat nu al nodig is voor internationale betalingen.
Het langere rekeningnummer: voor binnen- èn buitenlandse betalingen
IBAN bestaat voor een deel uit het huidige rekeningnummer en heeft in Nederland 18 tekens. Het aantal tekens dat een IBAN kan hebben varieert per SEPA-land en bestaat uit maximaal 34 tekens. Organisaties moeten hun complete administratie en bedrijfsvoering aanpassen aan het langere rekeningnummer. Alle rekeningnummers van uw medewerkers, leveranciers, klanten, leden, donateurs en andere (financiële) relaties moeten aangepast worden. Het aantal systemen dat gebruik maakt van rekeningnummers kan binnen een organisatie fors oplopen. Ook in uw communicatiemiddelen, zoals folders, facturen en briefpapier, moeten de rekeningnummers worden aangepast. U kunt grotere hoeveelheden rekeningnummers in één keer laten omzetten via www.ibanbicservice. Dit is een tijdelijke service van de banken.
Ook betaalmiddelen veranderen
Ook de standaarden van de meeste betaalmiddelen veranderen, zodat zij zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen te gebruiken zijn. Zo veranderen de bestandsformaten voor het aanleveren van zowel overschrijvingen als incasso’s naar ISO 20022 XML. Met de nieuwe standaard voor overschrijvingen kan op uniforme wijze binnen Nederland en de overige SEPA-landen worden betaald. In plaats van het huidige rekeningnummer wordt hier gebruik gemaakt van IBAN, dit nummer kan dus uit maximaal 34 tekens bestaan. Een mededeling kan uit 140 tekens bestaan: dit is 44 tekens meer dan bij de huidige overschrijvingen. En het betalingskenmerk wordt uitgebreid van 16 naar 35 tekens en heet voortaan betalingsreferentie.
Vooral de standaarden voor de incasso’s verschillen echter aanzienlijk van de huidige. Hiermee is het mogelijk om een leverancier in het buitenland te machtigen om geld af te schrijven of om over de grens te incasseren. Er gelden andere aanlevertermijnen voor incassobatches bij de bank en ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat er wordt geïncasseerd (prenotificatie). Tevens vragen de administratie en het machtigingenbeheer de nodige aanpassingen in uw bedrijfsvoering. Machtigingen voor de standaard incasso blijven geldig, maar machtigingen voor zakelijke incasso’s, waarvoor geen terugboekrecht bestaat, moeten opnieuw worden afgegeven. Ook zult u een nieuw incassocontract moeten afsluiten met de bank.
Nu al SEPA-betalingen mogelijk
Niet alleen de overschrijvingen en incasso’s, maar ook acceptgiro’s en iDEAL worden aangepast aan de Europese standaarden. Organisaties hoeven overigens niet te wachten tot begin 2014 en kunnen al eerder overstappen op IBAN en de nieuwe standaarden voor betaalproducten. Het komend anderhalf jaar is een zogenaamde duale fase, waarin zowel met nationale als met Europese standaarden wordt gewerkt. Nu al vinden SEPA-betalingen plaats vanuit bedrijven, overheden en andere organisaties. De komende periode zal dit alleen maar toenemen en moet u er rekening mee houden dat ook uw organisatie SEPA-betalingen binnen kan krijgen. Ook gaan banken volgend jaar hun internetbankieromgeving omzetten, zodat IBAN standaard wordt gebruikt bij girale overschrijvingen.
Houd rekening met de doorlooptijden voor alle veranderingen
Kortom, SEPA houdt meer in dan het aanpassen van de rekeningnummers in uw administratie en uw systemen. De overstap raakt bijna alle aspecten van de bedrijfsvoering. Veel organisaties onderschatten helaas hoeveel tijd er nodig is voor een soepele overgang, terwijl de ervaring leert dat hier al snel een half jaar voor nodig kan zijn. Bij complexe organisaties kan deze termijn zelfs oplopen tot anderhalf jaar, zeker als er gebruik wordt gemaakt van meerdere betalingssystemen, maatwerksoftware en incasso’s.
De Nederlandse Bank houdt vinger aan de pols
Gezien het grote belang van deze transitie houdt de Nederlandse Bank de vinger aan de pols. Zij doet dat ondermeer door steekproefsgewijs navraag te doen bij zorgaanbieders over de voorbereidingen op IBAN.
Meer informatie
Wilt u meer informatie? Kijk dan op www.overopIBAN.nl. Hier vindt u informatie over de overgang op IBAN en de SEPA-standaarden voor betaalmiddelen. Ook kunt u hier met de IBAN Impact-Check snel inzicht krijgen in de activiteiten die u moet ondernemen en hoeveel tijd u nodig heeft voor de overstap. Tevens vindt u hier stappenplannen, vragen en antwoorden, ervaringen van andere organisaties en een toolkit met materialen die u kunt gebruiken om uw eigen klanten te informeren. Wanneer u vragen heeft over IBAN en SEPA, over he tinvoeringstraject of de rol van de Nederlandse banken, dan kunt u een mail sturen naar het programmabureau SEPA via programmabureausepa@dnb.nl.
