Bedrijven worden al volop geconfronteerd met IBAN en SEPA

Europa is op weg naar een gezamenlijke betaalmarkt, de zogenoemd Single European Payment Area (SEPA), waar we straks overal op dezelfde manier betalen. SEPA omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. Om te zorgen dat eurobetalingen straks overal op dezelfde manier plaatsvinden zijn er nieuwe standaarden in het betalingsverkeer. Opvallendste verandering binnen SEPA is het binnenlands gebruik van het International Bank Account Number (IBAN), het rekeningnummer dat nu al nodig is voor internationale betalingen.

Het langere rekeningnummer voor binnen- èn buitenlandse betalingen
IBAN bestaat voor een deel uit het huidige rekeningnummer en heeft in Nederland 18 tekens. Het aantal tekens dat een IBAN kan hebben varieert per SEPA-land en bestaat uit maximaal 34 tekens. Organisaties moeten hun complete administratie en bedrijfsvoering aanpassen aan het langere rekeningnummer. Alle rekeningnummers van uw medewerkers, leveranciers, klanten, leden, donateurs en andere (financiële) relaties moeten aangepast worden. Het aantal systemen dat gebruik maakt van rekeningnummers kan binnen een organisatie fors oplopen. Ook in uw communicatiemiddelen, zoals folders, facturen en briefpapier, moeten de rekeningnummers worden aangepast. U kunt grotere hoeveelheden rekeningnummers in één keer laten omzetten via www.ibanbicservice. Dit is een tijdelijke service van de banken.

Naast de huidige betaalmiddelen, komen nu ook Europese betaalmiddelen in omloop
Ook de standaarden van de meeste betaalmiddelen veranderen in de komende maanden, zodat zij zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen te gebruiken zijn. Naast de nieuwe standaarden zullen de oude standaarden tot 1 februari 2014 te gebruiken zijn. We zitten nu dus in de duale fase. Voor zowel overschrijvingen als incasso’s veranderen de bestandsformaten voor het aanleveren naar ISO 20022 XML. Met de nieuwe standaard voor overschrijvingen kan op uniforme wijze binnen Nederland en de overige SEPA-landen worden betaald. In plaats van het huidige rekeningnummer wordt hier gebruik gemaakt van IBAN. Een mededeling kan uit 140 tekens bestaan: dit is 44 tekens meer dan bij de huidige overschrijvingen. En het betalingskenmerk wordt uitgebreid van 16 naar 35 tekens en heet voortaan betalingsreferentie. Maar de grootste veranderingen vindt plaats bij de standaarden voor incasso’s. Met de nieuwe incasso is het mogelijk om een leverancier in het binnen- of buitenland te machtigen om geld af te schrijven, of om over de grens te incasseren. Er gelden andere aanlevertermijnen voor incassobatches bij de bank en ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat er wordt geïncasseerd (pre notificatie). Tevens vragen de administratie en het machtigingenbeheer de nodige aanpassingen in uw bedrijfsvoering. Machtigingen voor de standaard incasso blijven geldig, maar machtigingen voor zakelijke incasso’s, waarvoor geen terugboekrecht bestaat, moeten opnieuw worden afgegeven. In alle gevallen zult u een nieuw incassocontract moeten afsluiten met de bank. Veel inhoudelijke informatie over de nieuwe betaalmiddelen (inclusief stappenplannen) is te vinden op de website van de Betaalvereniging: http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/ . Ook kunt u veel informatie vinden op de website van uw eigen bank.

Gebruik Europese betaalmiddelen neemt toe
Naast overschrijvingen en incasso’s, wordt ook de acceptgiro aangepast aan de nieuwe Europese standaarden. Vanaf 1 juli 2013 zal de IBAN-Acceptgiro duaal naast de huidige acceptgiro gebruikt worden. Vanaf 1 februari 2014 zal alleen de IBAN Acceptgiro nog geldig zijn. Als u nu gebruik maakt van de Acceptgiro, bedenk dan of u hiermee door wilt gaan. De IBAN Acceptgiro wordt eind 2018 afgeschaft. Houd u hier alvast rekening mee! Meer informatie over de IBAN Acceptgiro is te vinden op de website http://www.acceptgiro.nl . Het online betaalmiddel iDEAL is inmiddels SEPA proof. Webwinkels hebben tot 1 augustus 2013 de tijd om om te schakelen.  Banken zijn momenteel druk doende om de internetbankieromgevingen van consumenten en de zakelijke klanten om te zetten naar SEPA standaarden. Dus ook als u als bedrijf nog geen gebruik maakt van uw IBAN en de Europese betaalstandaarden, wordt u hier al mee geconfronteerd en zult u steeds meer SEPA betalingen ontvangen. Meer informatie over iDEAL is te vinden op: http://www.ideal.nl .

Doe de IBAN Impact-Check
Wilt u inzichtelijk krijgen met welke concrete acties úw organisatie de komende periode rekening moet houden? En hoeveel tijd dit in beslag kan nemen? Doe dan snel de IBAN Impact-Check op www.overopIBAN.nl, het invullen kost u slechts 5 minuten.

Heeft ú al stappen gezet om uw organisatie gereed te maken?
U zult verschillende stappen moeten zetten om uw administratie, software en bedrijfsvoering gereed te maken voor de overstap naar IBAN. Let op: de impact kan groter zijn dan u verwacht en een half jaar of meer in beslag nemen! Het is dan ook belangrijk om tijdig een impactanalyse te maken. U vindt een uitgebreide impactanalyse op www.overopIBAN.nl . Stappen die verder nodig zijn:

• Pas uw bedrijfsadministratie, debiteurenbeheer en software aan.
• Vermeld IBAN op alle financiële correspondentie (salarisstroken, facturen, briefpapier, website).
• Verzamel IBAN van medewerkers, leveranciers, klanten, leden, donateurs en andere relaties en verwerk deze in uw administratie.
• Pas de administratie en het beheer van uw machtigingen aan als u gebruik maakt van incasso. Wilt u dit niet zelf regelen dan zijn er inmiddels ook partijen in de markt die dit voor u kunnen doen.
• Kijk goed naar uw bedrijfsprocessen in verband met onder meer de veranderde aanlevertijden van incasso’s.
• Neem tijdig contact op met uw softwareleverancier. Veel standaardpakketten worden aangepast door softwareleveranciers, maar het is belangrijk om na te gaan wanneer dit gebeurt, of dit in het standaard onderhoudscontract zit en wat u zelf moet doen. Het kan ook zo zijn, dat u enige versies achterloopt. Ook maatwerk bovenop het standaardpakket moet mogelijk aangepast worden, dit vraagt in de regel een langere doorlooptijd. En als u met meerdere softwarepakketten werkt, is het belangrijk om te kijken of en welke afhankelijkheden er zijn en wat dit betekent voor de implementatie.
• Neem tijdig contact op met uw bank voor een nieuw incassocontract, en de impact van de nieuwe incassoproducten.
• Vergeet niet om goed te testen. Verder is het verstandig om bij incasso’s eerst een zogenaamde “friends and family” test in de productie omgeving te organiseren. Hiermee weet u zeker of alles goed is ingesteld en werkt.
• Bepaal de datum waarop u als bedrijf definitief overstapt op IBAN en houd hierbij rekening met de tijdlijnen die in het nationale migratieplan zijn opgenomen.

Stand van zaken SEPA-migratie in de langdurige zorg
Wanneer u inlogt op de VGN website krijgt u toegang tot een inventarisatie die het Nationaal Forum SEPA-migratie heeft uitgevoerd naar de stand van zaken rond de migratie. De inventarisatie is uitgevoerd bij een aatal brancheorganisaties en zorgaanbieders, waaronder de VGN en 6 van haar leden. Daarnaast vindt u hier de resultaten van een inventarisatie die Actiz heeft gehouden onder haar leden. Het beeld van het Nationaal Forum SEPA-migratie is dat de uitkomsten van deze inventarisatie representatief zijn voor de hele langdurige zorg.