VGN Kennisdag Medicatieoverdracht: 'Organisaties bereid je voor'

Verbetering van uitwisseling van elektronische medicatiegegevens 

Jaarlijks worden duizenden mensen opgenomen in een ziekenhuis door vermijdbare medicatiefouten. Was er beter inzicht in medicatiegegevens, dan had een groot deel daarvan voorkomen kunnen worden. Dat is precies het doel van het landelijke programma Medicatieoverdracht: verbetering van uitwisseling van elektronische medicatiegegevens in de zorg, zodat er een actueel en volledig medicatieoverzicht beschikbaar is.  

Een ervaringsdeskundige vertelt 

Op de kennismiddag werden VGN-leden bijgepraat over het programma Medicatieoverdracht. Uit een gesprek tussen dagvoorzitter Marlies Claasen en Irma Zwarteveen bleek de noodzaak van een zorgvuldige uitwisseling van medicatiegegevens. Zwarteveen is beleidsadviseur bij Middin en moeder van Eche, een 17-jarige jongen die diverse chronische aandoeningen heeft en een ontwikkelingsachterstand op sommige gebieden. Hij gebruikt vijf verschillende medicijnen per dag. 

Grote kans op fouten 

Zwarteveen: ‘Bij elk bezoek aan een voorschrijver, apotheek of ziekenhuisafdeling moeten we de medicatielijst doorlopen en checken op dosering en wijze van toediening. Regelmatig klopt er iets niet. Wijzigingen worden elektronisch doorgegeven door voorschrijvers. Dat zien wij als patiënten of ouders niet. Ik weet dus pas of het goed is doorgegeven als ik naar de apotheek bel. Dat betekent extra werk en extra controles.’ Dat die controles nodig blijken, weet Zwarteveen maar al te goed. Het ging meermalen fout, met (mogelijke) ziekenhuisopnames tot gevolg. Het liefst ziet Zwarteveen één digitale medicatielijst die op één plek staat waar iedereen bij kan (voorschrijvers, verstrekkers, toedieners en gebruikers).  

Op elk gewenst moment een actueel medicatieoverzicht 

Marja Verwoerd, programmamanager Medicatieoverdracht, gaf aan dat die ene plek er niet gaat komen. ‘Dat heeft met de inrichting van de zorg in Nederland te maken.’ Hoe het wel georganiseerd gaat worden? ‘Elke voorschrijver, elke verstrekker en elke toediener werkt met zijn eigen systeem en al die verschillende systemen moeten met elkaar communiceren, zodat iedereen op ieder gewenst moment een actueel medicatieoverzicht kan opvragen.’ Momenteel wordt in de Kickstart Medicatieoverdracht op regionaal niveau ervaring opgedaan met digitale overdracht van medicatiegegevens. Zorgorganisatie Alliade in Friesland is vanuit de gehandicaptenzorg deelnemer in de kickstart. In een korte film leggen een apotheker en een arts verstandelijk gehandicapten het belang van een actueel en volledig medicatieoverzicht uit. 

Gehandicaptenzorg is een bijzondere sector 

De gehandicaptenzorg is een bijzondere sector binnen zorgland, dus is het goed dat deze sector vertegenwoordigd is in de kickstart, legde Yvonne Beckers, sectorprojectleider uit. ‘In de gehandicaptenzorg zijn er 112 duizend verschillende toedieners die veelal agogisch zijn opgeleid, in tegenstelling tot de professionals in andere sectoren. Dat betekent dat het voor hen noodzakelijk is dat zij weten wat ze moeten doen, dat de medicatielijst honderd procent klopt en dat ze weten bij wie ze moeten zijn als iets niet goed gaat.’ Een ander onderscheid is dat er vaak tenminste twee voorschrijvers betrokken zijn bij mensen met een beperking: de huisarts en de arts verstandelijk gehandicapten. 

Regel alvast de toestemming van cliënten  

Op de vraag wat zorgorganisaties nu al kunnen doen op weg naar de digitale gegevensuitwisseling, antwoordden Verwoerd en Beckers dat zij alvast de toestemming van cliënten kunnen regelen voor het uitwisselen van medicatiegegevens via de online toestemmingsvoorziening Mitz. Daarnaast kunnen organisaties zich voorbereiden door alvast oplossingen te implementeren voor het elektronisch voorschrijven van medicatie (EVS) en de elektronische toedienregistratie (eTDR), door aan te sluiten op een uitwisselingsplatform (zoals LSP of NUTS) en leveranciers te benaderen om Medicatieproces 9 in te bouwen.  

Goede medicatieoverdracht is een voorwaarde voor een correcte toedienlijst 

Als laatste onderdeel van het plenaire programma, kwam apotheker Els Dik namens het Instituut Verantwoord Medicijngebruik (IVM) aan het woord over medicatieveiligheid. Zij gaf aan dat goede medicatieoverdracht een voorwaarde is voor een correcte toedienlijst. ‘In de praktijk is het lastig om de toedienlijst kloppend te houden’, vertelde ze. ‘Gestopte medicatie wordt er niet altijd vanaf gehaald, mondelinge doseringswijziging niet altijd verwerkt en nieuwe medicijnen niet altijd direct opgenomen. Met een niet-correcte toedienlijst is het risico op fouten heel groot. Wat je rol in de organisatie ook is: werk mee aan een altijd kloppende toedienlijst.’ Tot slot tipte Dik dat dit najaar de herziene Handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg uitkomt.  

Na het plenaire gedeelte was er ruimte voor zes workshops. De presentaties van alle workshops zijn onderstaand te downloaden. 

Workshop 1: Iedereen bevoegd en bekwaam voor medicatie geven? 

De workshop ‘iedereen bevoegd en bekwaam voor medicatie geven?’ werd gegeven door Francisca van Dijk adviseur Medicatieveiligheid van het IVM. Haar conclusie: ‘Veel agogisch opgeleide mensen zien de risico’s van het toedienen van medicatie niet. Toch komen er heel wat verantwoordelijkheden bij kijken. Zorgmedewerkers die bekwaam zijn, hebben voldoende kennis over de werking van medicijnen, het ziektebeeld, het medicatieproces en medicatieproblemen, zoals bijwerkingen en complicaties. Ze hebben ook voldoende vaardigheden om medicatie in verschillende toedieningsvormen te geven. En om problemen met medicijngebruik te signaleren en op te lossen of over te dragen. Daarnaast hebben ze de juiste professionele houding (denk aan communicatievaardigheden) om medicatie te geven.  

Workshop 2: Voorbereiding digitale medicatie-landschap: een praktische aanpak voor jouw organisatie 

Stefan Clement, beleidsadviseur bij de VGN en Jeroen Duijf van Koraal, namen de deelnemers mee in de keuzes waar organisaties voor staan bij de overstap naar Medicatieproces 9. En hoe een projectmatige aanpak hen daarbij kan helpen. Zorgorganisatie Koraal werd als voorbeeld genomen. Deze organisatie heeft in 2023 het elektronisch voorschrijven van medicatie aan bewoners (EVS) volledig geïmplementeerd en de elektronische toedienregistratie (eTDR) in voorbereiding. Hun aanpak en geleerde lessen: stel een multidisciplinair projectteam samen (ICT, beleid, werkvloer, apotheken, leverancier), overleg wekelijks en breng de processen goed in kaart: wie schrijft medicatie voor, welke apotheken zijn betrokken, wie dient medicatie toe, hoe verlopen bestellingen, leveringen, et cetera. De belangrijkste tip: stel digicoaches aan.  

Workshop 3: Optimale samenwerking met de apotheek 

De workshop ‘optimale samenwerking met de apotheek’ werd gegeven door Els Dik van het IVM: ‘Apotheken kunnen erg van elkaar verschillen. Als je als zorgaanbieder met elektronische toedienregistratie werkt, moet je heel nauw samenwerken met apotheken. Dat kan dus lastig zijn. Probeer of je dit proces kan stroomlijnen of dat je toekan met minder apotheken.’ Tijdens de workshop kwam ook naar voren dat een apotheekhoudende huisarts vaak net weer even met andere systemen werkt. Een taak die Dik voor het IVM ziet: contact leggen met de vereniging van apotheekhoudende huisartsen om dit proces beter te stroomlijnen.  

Workshop 4: Kickstart Medicatieoverdracht - Work in Progress 

Rinske Holthuis, projectleider van de kickstart, legde uit wat de kickstart precies is en wat de uitdagingen zijn. Ook werd benoemd welke voorbereidingen Alliade heeft getroffen om deel te kunnen nemen aan de kickstart en welke voorbereidingen andere zorgorganisaties straks dus ook moeten gaan treffen. Projectleider bij Alliade Annemarie Drok, gaf de deelnemers belangrijke tips. ‘Organiseer een benen-op-de-tafel-sessie met je bestuurders: waar in de jaarplannen en de meerjarenstrategie is het medicatiestuk opgenomen? Maak met elkaar helder welke pijlers er zijn, welke verandertrajecten er nog aankomen en welke ICT-transities op stapel staan. En, stel een proceseigenaar aan die alle betrokkenen bij elkaar houdt en de dialoog openhoudt.’  

Workshop 5: Elektronische toedienregistratie goed geregeld 

De workshop over de elektronische toedienregistratie werd ook verzorgd door Van Dijk van het IVM. Daar zitten grote voordelen aan, bijvoorbeeld dat je snel kan zien of iets is afgetekend, dat je de gegevens van meerdere cliënten kan inzien en dat je direct MIC-meldingen kan doen. ‘Maar het blijft natuurlijk mensenwerk en dus belangrijk dat je bevoegd en bekwaam bent als zorgmedewerker.’ In de workshop werd benadrukt, dat het hebben van goede systemen en devices van belang is, zoals een tablet, wifi, ICT-ondersteuning, maar ook een goede koppeling met de apotheek. Een belangrijke tip: pas je beleid aan op de elektronische toedienregistratie.  

Workshop 6: Medicatieoverdracht in de dagelijkse praktijk van de gehandicaptenzorg. 

In de zesde workshop van deze middag, gegeven door Yvonne Beckers, sectorprojectleider Medicatieoverdracht voor de gehandicaptenzorg, keken deelnemers met elkaar naar wat er nodig is om elektronische medicatieoverdracht mogelijk te maken. Deelnemers kwamen tot de conclusie dat er meer mensen binnen de organisaties betrokken moeten worden bij het regelen van de toestemming van de cliënten voor het uitwisselen van medicatiegegevens. Aandachtspunt is het inrichten van de avond-, nacht- en weekendzorg (ANW-zorg), omdat apothekers in de ANW-zorg anders georganiseerd zijn. Met medicatieproces 9 hebben we daar hopelijk een oplossing voor, maar dat is nog niet zo eenvoudig.’ De VGN gaat daar aparte kennissessies voor organiseren.