Terugkoppeling toezichtbezoeken COVID-19 vaccinatie IGJ

De IGJ bezocht in deze eerste serie bezoeken vier verpleeghuizen en twee instellingen voor gehandicaptenzorg. Voor de toezichtonderzoeken op het vaccineren tegen COVID-19, heeft de IGJ een ‘Toetsingskader vaccineren’ ontwikkeld. De inspectie heeft uitgebreid gesproken met de betrokken organisatoren van het vaccinatieproces. In alle openheid zijn ervaringen gedeeld. Verder is een rondgang gemaakt langs de opslagfaciliteit, het gereedmaken, het toedienen en de observatie na vaccinatie.

De IGJ raadt instellingen aan de aandachtspunten en goede voorbeelden te gebruiken in de voorbereiding van de 2^e vaccinatieronde.

Ontvangst en opslag

De eerste instellingen ontvingen de vaccins van de ROAZ-apotheek. Later werd de distributie verzorgd door een logistieke partner van het RIVM. Instellingen hebben zich ingespannen om goede opslagmogelijkheden te realiseren.

Aandachtspunten:

• Omstandigheden transport
  Het is belangrijk dat de gegevens over de condities tijdens het vervoer vanuit een ROAZ-locatie worden gevraagd aan de chauffeur en ook beoordeeld en bewaard worden. Zo is altijd terug te vinden hoe het temperatuurverloop is geweest tijdens het transport. In andere gevallen is het verstandig de pakbon te bewaren.
• Controle levering
  Bij ontvangst is het belangrijk om te verifiëren dat het geleverde aantal vaccins en het batchnummer kloppen en dat flacons niet beschadigd zijn. Ook wanneer een externe partij is ingeschakeld moet de zorgaanbieder zich ervan vergewissen dat de juiste controles zijn gedaan.

Tip: Voor het tellen van het aantal geleverde flacons kan gebruik worden gemaakt van een foto. Na het maken van de foto kunnen de flacons (terug) de koelkast in. Hierdoor hoeven de flacons niet onnodig lang buiten de koelkast staan.

• Monitoring temperatuur
  In de koelkast moet de temperatuur gemonitord worden. Dit proces moet gevalideerd zijn. Het heeft de voorkeur om de temperatuur bij de vaccinatieflacons zelf te meten door daar een temperatuurlogger te plaatsen en die te monitoren en te loggen.

Tip: Bij het ontbreken van gevalideerde temperatuurmeting gebruikte een instelling twee thermometers, de inspectie vindt dit een adequate oplossing waarmee goede temperatuur waarneming geborgd kan worden.
Tip: Het verdient aanbeveling om het temperatuurbereik voor de alarminstelling iets strakker dan <2 > 8^oC in te stellen. Bijvoorbeeld ±2 graden rond de ingestelde temperatuur. Dat geeft iets meer ruimte om te anticiperen bij een temperatuur alarm.

• Voorzorg stroomuitval
  Het is handig om  op de koelkastdeur een melding te plakken met de tekst: “In geval van stroomuitval koelkastdeur gesloten houden.” Dit om het verval in temperatuur zoveel mogelijk te beperken.
• Voorbereiding incidenten
  Om te borgen dat bij elk (cold chain)incident met de vaccinflacons eerst contact wordt opgenomen met het RIVM, valt het te overwegen het RIVM- telefoonnummer zichtbaar bij de koelkast op te hangen.

Doorvoer naar sub-locaties

Instellingen kunnen zelf de vaccins ompakken en vervoeren naar sub-locaties binnen hun organisatie. Hiervoor moeten de principes uit de ‘Werkinstructie vaccinatie cliënten eigen medische dienst’, bijlage 1. Aandachtspunten voor goed vaccinbeheer gevolgd worden. De inspectie ziet dat dit niet altijd goed gaat.

Aandachtspunten:

• Vervoer naar sub-locatie
  Ook tijdens het vervoer naar de sub-locatie moet de juiste temperatuur van de vaccins geborgd zijn. 

Tip: leg een thermometer bij de vaccins tijdens het vervoer en monitor deze.

• Stabiliteit vervoer
  Tijdens het vervoer moet schudden van het vaccin vermeden worden. Het kwetsbare mRNA-vaccin is hiertegen niet bestand. Zorg er voor dat de vaccins stabiel, gefixeerd vervoerd worden. Voor het vervoer van het vaccin tussen de instellingen moet een apotheek of een gecertificeerd vervoersbedrijf worden ingehuurd. Zie hiervoor het onder dit artikel toegevoegde 'Nieuwsbericht Tweede vaccinatieronde: bestellen en vervoer vaccins tussen instellingen - 9 februari 2021'.

Voor toediening gereed maken

In verschillende instellingen werd externe expertise aangetrokken via de openbare- en/of ziekenhuis apotheker en hun apothekersassistenten. Hiermee werd kennis over de kritische processen aangevuld en zorgvuldige uitvoering geborgd.

Aandachtspunten:

• Controle op de uitvoering
  Alle stappen die beschreven zijn in de ‘Uitvoeringsrichtlijn COVID-19 vaccinatie’ moeten goed doorlopen worden. Vooral het zwenken voor en na het toevoegen van het oplosmiddel verdient aandacht. Het is belangrijk om er op toe te zien dat dit hele proces goed gaat, door een tweede persoon mee te laten kijken.

Toediening

De IGJ heeft gezien dat de vaccins volgens de juiste methode werden toegediend. Het was niet altijd duidelijk dat de identiteit en de toestemming werden gecontroleerd. Specifiek voor de setting vond de observatie na de vaccinatie op verschillende plekken (binnen een instelling) plaats, zowel in de gezamenlijke ruimte als op de eigen kamer.

Aan het einde van de prikronde werd overgebleven vaccin volgens de instructies van het RIVM toegediend aan anderen.

Aandachtspunten:

• 1,5m
  Het hanteren van de 1.5 meter afstand is soms niet gemakkelijk gezien in de setting van de gehandicapten- en verpleeghuiszorg. Probeer zo goed als het kan rekening te houden met de maatregelen. Looplijnen kunnen hierbij helpen.
• Checks
  Bij de check op identiteit en toestemming kunnen voor de cliënt bekende zorgverleners hulp bieden. Maak de gegevens over toestemming en contra-indicaties beschikbaar om mee te nemen op de ronde van het prikteam. 

Tip: De IGJ zag op één locatie dat bij het prikteam voorafgaand aan de prikronde een corona-sneltest werd afgenomen.

• Observatie
  Ook wanneer de observatieperiode in de eigen kamer wordt doorgebracht moet er directe observatie plaatsvinden. Zorg ervoor dat de observatieruimte niet te vol is en alle wachtenden goed in beeld zijn.

Bevoegd en bekwaam

De vaccinaties werden uitgevoerd door personeel dat bevoegd en bekwaam is. Een organisatie koos ervoor om zorgverleners in te zetten voor het toedienen van de vaccinaties die ook de griepvaccinaties zetten, zo waren er vertrouwde gezichten voor de cliënten aanwezig.

Veiligheid

Aandachtspunten:

• WIVA of naaldencontainers steeds sluiten en in een afgesloten ruimte opslaan, zodat er geen diefstal kan plaatsvinden van lege flacons;
• De inhoud van WIVA vaten of naaldencontainers niet samenvoegen, dit geeft risico op prikaccidenten;
• Zorg ook voor een beveiligde opslag van vaccinatiebewijzen en batchstickers, ook deze zijn gevoelig voor diefstal.

Conclusies

De IGJ ziet dat de instellingen voortvarend te werk zijn gegaan. Op zorgvuldige wijze is het vaccinatieproces vormgegeven en  in heel korte tijd is een groot aantal cliënten gevaccineerd. Naast de medisch zorgvuldige uitvoering, was ook zichtbaar dat op locatie op een persoonsgerichte manier begeleiding werd geboden aan cliënten. Zo werd bij spannende of ongewone momenten aangesloten op de belevingswereld van de cliënten. De IGJ heeft veel waardering voor het geleverde werk door de instellingen.

De IGJ verwacht dat de genoemde aandachtspunten worden meegenomen in de tweede vaccinatieronde.

Omdat in de eerste vaccinatieronde vooral het in stand houden van de koude keten tot veel vragen en opmerkingen leidde, onderzoekt de IGJ samen met het RIVM mogelijkheden om bij te kunnen dragen aan het breed verspreiden van de leerpunten uit de eerste vaccinatieronde in de instellingen.

Meer informatie

De IGJ gaat er vanuit u met bovenstaande voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de projectleider Toezicht op vaccineren. Deze is bereikbaar via het e-mailadres expertgroepvaccineren@igj.nl.