Onderzoek overhead van start

De debatten werden mede gevoerd tegen de achtergrond dat medewerkers in het primaire proces van de langdurige zorg aangeven veel overbodige en onnodige administratieve lasten te ervaren. De tijd die zij hiermee bezig zijn, kunnen zij niet besteden aan de zorg en ondersteuning van hun cliënten. VWS beschouwt overhead dan ook niet als een geïsoleerd fenomeen, maar acht de effecten van overhead op de kwaliteit van zorg, de werkbeleving van medewerkers en de bedrijfsvoering als geheel van belang. Overhead moet bijdragen aan het faciliteren van medewerkers om zoveel mogelijk tijd te besteden aan de cliënt zelf. Ook wil VWS bij het bekijken van het verschijnsel overhead, rekening houden met nieuwe ontwikkelingen als zelfsturende teams en digitalisering van zorg. Last but not least is reductie van administratieve lasten een belangrijk onderdeel dat wordt meegenomen.

Het onderzoek heeft betrekking op de overhead bij instellingen in alle sectoren van langdurige zorg. PwC zal het onderzoek uitvoeren. Bij de voorbereidingen voor het onderzoek zijn de VGN en ActiZ nauw betrokken. Dit betreft zowel de operationalisering van de definitie van overhead als het opstellen van de vragenlijsten en het uitgangspunt te komen tot verschillende best-practices en niet tot een norm voor overhead. Best-practices zijn daarbij zeker niet synoniem aan de laagste overhead. Het onderzoek naar overhead gaat uit van een nieuwe visie. Niet ‘hoe lager hoe beter’ maar: ‘welke overhead past in de praktijk bij goed functionerende organisaties’, met oog voor de diverse omstandigheden waarin instellingen verkeren. Het onderzoek houdt daarnaast rekening met nieuwe ontwikkelingen als technologie en zelfsturing. De vragen voor de gegevensverzameling zijn tijdens twee workshops in overleg met verschillende leden van de VGN en ActiZ (controllers, zorgprofessionals en bestuurders) opgesteld. Dit heeft geleid tot een vragenlijst voor de zorgmedewerkers en een financiële vragenlijst (1 per aanbieder).

Daarnaast hebben we in overleg met de BAC Bedrijfsvoering een aantal voorwaarden met VWS en PwC afgesproken, waaronder de VGN medewerking kan verlenen. Deze voorwaarden betreffen o.a.  het zoveel als mogelijk gebruikmaken van bestaande data en een zo minimaal mogelijke belasting qua tijdsinzet van medewerkers (ca. 15 minuten voor een zorgmedewerker d.m.v. een web-enquête).  Ook worden de VGN en de deelnemers aan de workshops betrokken bij de analyse van de gegevens en de selectie van best-practices. 

• De deelnemers ontvangen na afronding van PwC een rapportage waarin de resultaten van uw organisatie worden teruggekoppeld en worden vergeleken met die van andere deelnemers. Uiteraard zijn uw gegevens (en die van anderen) geanonimiseerd. Pwc zal daarbij een een representatieve teugkoppeling geven van de resultaten van de medewerkersvragenlijst vanaf een respons van circa 10%. Met dit rapport krijgt u op een relatief eenvoudige manier veel inzicht.
• Als het landelijk onderzoeksrapport is uitgebracht, zendt PwC dit ook aan de deelnemers toe (oktober 2016). In dit rapport zullen naast de uitkomsten van alle deelnemers gezamenlijk ook de verbanden tussen de uitkomsten aan de orde komen. Hebben organisaties met zelfsturende teams werkelijk minder overhead dan organisaties die op een andere manier werken? Ervaren medewerkers die intramuraal werken de overhead anders dan medewerkers die extramuraal werken?
• Voor geïnteresseerden wordt een gezamenlijke workshop georganiseerd waarin we de onderzoeksresultaten doornemen.

Aanbieders kunnen zich aanmelden voor deelname. De VGN wil u hierbij in overweging geven dat voor de benodigde representativiteit en een realistisch beeld, een voldoende groot deelnemersveld nodig is. Het onderzoek vindt de komende maanden (zomer 2016) plaats. Dat heeft te maken met de toezegging van de staatssecretaris aan de Tweede Kamer.

Indien u interesse heeft in deelname, vragen wij u rechtstreeks contact op te nemen met PwC via projectbureau@nl.pwc.com.