“Experimenteren en loslaten is best spannend”
Wonen & Dagbesteding Noord-Nederland, onderdeel van Koninklijke Visio, sloot in 2016 haar centrale planbureau en sindsdien zijn teams zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van hun roosters. Het cultuuraspect bleef onderbelicht met verschillende werkwijzen als gevolg. In het praktijknetwerk wil Wonen 7 Dagbesteding Noord-Nederland dat teams van elkaar gaan leren door best practices te delen, te experimenteren en de dialoog aan te gaan. Hoe gaat het nu?
Verschillen tussen teams
Gerard Kolstein, manager wonen en dagbesteding, geeft toe dat de pilot best spannend is. “Als manager zit ik aan de voorwaardenkant. De teams zijn zelf aan de slag gegaan samen met extern adviseur Aart Goedhart. Ik moest loslaten. Dit had ook consequenties, zagen we al vrij snel.” De twaalf teams van Wonen & Dagbesteding hadden allemaal een startbijeenkomst waarin zij bepaalden met welk experiment ze aan de slag zouden gaan. Dat liep niet overal hetzelfde, vervolgt Gerard: “Een aantal teams zijn enthousiast begonnen met hun experiment. In de tweede sessie zijn goede gesprekken gevoerd, maar er waren ook teams die niet kwamen opdagen. Dat is wel een punt van aandacht.”
Bewustwording en betrokkenheid
“Wat we beoogden met de pilot was bewustwording creëren. Medewerkers duidelijk maken dat als zij eigen regie willen over hun rooster, dat dat ook betrokkenheid van hen vraagt. Hierin zien we nu duidelijk verschillen tussen de teams. Sommige teams zijn voortvarend aan de slag gegaan met een experiment en zijn enthousiast daarover. Bij andere teams gebeurt er weinig. We hebben er bij aanvang voor gekozen om geen keiharde eisen te stellen, dat zouden we een volgende keer wellicht anders doen.” Een voorbeeld van een van de experimenten dat goed loopt is een What’s app groep voor het team van een woning, waarin ze afspraken maken als iemand bijvoorbeeld ziek is. Aart: “Medewerkers gingen onder mijn begeleiding met elkaar in gesprek over of dat zou werken. En wat er dan verwacht wordt van elkaar. Ben je bijvoorbeeld ook in de weekenden of als je vrij hebt verplicht om te reageren op appjes die over het werk gaan?”
Ervaringen van de werkvloer
Bas van der Veen en Marjon Homan* werken beiden in teams die mee doen met de pilot. “De onafhankelijke ondersteuning van Aart is erg fijn. Je kunt adviezen vragen en je verhaal kwijt. Dat is toch anders dan zakken bespreken met je manager. De pilot geeft vrijheid, maar laat ook zien dat we zelf verantwoordelijkheden moeten nemen als team.” Aron Hemel is naast pilotdeelnemer ook OR lid. “Het is leuk om vanuit de OR betrokken te worden, want dit is een belangrijk thema. Medewerkers krijgen ruimte en voelen nu weer echt de verantwoordelijkheid over het rooster, waar dit voorheen bij het planbureau lag. Natuurlijk zorgt dit nu wel eens voor stress, maar uiteindelijk levert het veel op.”
Eigen regie binnen kaders
Ine Berkelmans is pas enkele weken directeur bij Wonen & Dagbesteding Noord-Nederland, onderdeel van Koninklijke Visio. “Ik ben er voorstander van dat de verantwoordelijkheid voor arbeidstijden en roosteren zo laag mogelijk in de organisatie wordt gelegd, maar dat het wel aan ons is om medewerkers tools en begeleiding te geven om hiermee goed om te gaan. De experimenteerruimte tijdens deze pilot levert waardevolle inzichten op.” In september houdt de organisatie een open bijeenkomst over het onderwerp en wordt besproken hoe de opgedane kennis breder gedeeld en geborgd kan worden. “De pilot sluit aan bij het project ‘Eigen regie’ waar we al mee bezig waren. We gaan er dus zeker mee door, eigenlijk is dit pas het begin.”
* De ervaringen van Bas en Marjon komen terug in de whitepaper, evenals een uitgebreidere toelichting van de OR en directeur.
