Privacyregeling voor sollicitanten

Privacyregeling voor sollicitanten VGN

Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om jou als sollicitant informatie te geven over:

• de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• de manier waarop wij dat doen;
• de verstrekking van gegevens aan anderen;
• hoe lang wij jouw gegevens bewaren en;
• hoe wij deze gegevens beveiligen.

Daarnaast willen wij je via deze privacyregeling informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten.

Verwerken persoonsgegevens

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip.

Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Gronden waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:

• de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan;
• de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van een arbeidsovereenkomst;
• de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld de identificatieplicht);
• de gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
• een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden);
• wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen nodig.

Verplichting om gegevens te verstrekken

Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling of collectieve verzekering. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.

De gegevens die wij van jou verwerken

Wij verwerken alleen de volgende gegevens van jou (als sollicitant):

• jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, gender, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te kunnen communiceren, zoals jouw e-mailadres;
• gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
• gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
• gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan;
• gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad;
• andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;   
• andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;   
• de uitvoering of toepassing van een wet.

Doorgifte van jouw persoonsgegevens

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) een arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Als je solliciteert worden je persoonsgegevens verwijderd binnen vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure of wanneer er gedurende vier weken geen contact meer heeft plaatsgevonden, uiterlijk binnen de vier weken daarna. Je kunt toestemming geven om je persoonsgegevens langer op te slaan. In dat geval worden je persoonsgegevens tot maximaal één jaar na toestemming bewaard.

Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van jouw persoonsgegevens

De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:

• informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyregeling, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
• informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt;
• onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
• in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden);
• in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten "beperken" (let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
• in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). We stellen het in dit geval op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersoon die in deze privacyregeling genoemd wordt. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, lichten wij toe waarom dit zo is.

Contactpersoon

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met Anita Bailly (HR adviseur).

Datum en aanpassing van de privacyregeling

We behouden ons het recht voor deze privacyregeling aan te passen, als zich een wijziging voordoet. Deze privacyregeling is laatstelijk aangepast op 4 juli 2022.