Winnaars VG-hackathon: hoe gaat het met team ORO?
Een jaar geleden won team ORO de tweede prijs tijdens de VG Hackathon. Om meer tijd voor zorg te creëren, zoeken zij naar een oplossing waardoor zorgprofessionals hun focus echt op de zorgwerkzaamheden kunnen houden. Hoe ver zijn zij een jaar later gekomen met hun oplossing?
Meer tijd voor zorg en focus op zorgwerkzaamheden
Herold Janssen (manager ICT en Informatiemanagement bij ORO) en Charles van Eemeren (directeur Bedrijfsvoering bij ORO) vertellen samen met procesbegeleider Jethro Hardeman over hoe zij het afgelopen jaar hebben gewerkt aan hun oplossing voor meer tijd voor zorg en focus op zorgwerkzaamheden.
Zorgprofessionals betrekken
‘Na de hackathon zijn we direct aan de slag gegaan’, vertelt Herold. ‘We hielden verschillende besprekingen met Jethro over de voortgang. Hij hield ons scherp, liet ons nadenken over het doel en vervolgens zijn wij onze organisatie in gegaan. We vroegen zorgprofessionals wat zij van onze ideeën vonden. Veel van deze collega’s zijn nu nog steeds betrokken.’
Stap vooruit, stap terug
Het team kwam er snel achter dat het ontwikkelen van een praktische oplossing niet vanzelf gaat. Herold: ‘We zijn nu een jaar bezig, Charles en ik en onze collega’s Mandy Stevens (zorgcoördinator bij ORO) en Suzan Ubaghs (organisatieontwikkelaar bij ORO). We doen het met veel enthousiasme maar het proces is lastig geweest. Soms moet je echt een stap terugdoen terwijl je graag vooruit wilt. Je kunt niet rechtstreeks op je doel af, zo simpel is het helaas niet. Want je wilt iets nieuws bedenken, iets wat in de praktijk goed gebruikt kan worden.’
‘Op een gegeven moment hebben we gezegd, we moeten nu naar een prototype toe. Uiteindelijk hebben we drie ideeën uitgewerkt, aan elkaar gepitcht en nu gaan we terug naar de zorgprofessionals om hen te vragen wat zij het beste vinden. Zo kunnen we samen een keuze maken. We zitten in een leuke fase nu we de concepten hebben. Die geven echt een beeld over het eindresultaat en dat maakt het concreter.’
Zelf meedraaien in de zorg
Charles: ‘Het was heel waardevol om onze ideeën steeds te kunnen toetsen. Bij het klankbord binnen ORO maar ook bij collega’s van de andere zorgorganisaties die ons hielpen tijdens de VG Hackathon (Reinaerde, Trajectum, Frion, Ons Tweede Thuis, InteraktContour, Baalderborg en Amarant). Daarnaast spraken we met Vilans. Ook zij leverden hun input.’
‘Tijdens het traject draaiden we zelf mee in de zorg. Die ervaringen nemen we mee in ons product om uiteindelijk de zorgmedewerker te kunnen ontlasten. Het thema arbeidsmarkt en de oplossingen over hoe je het werk goed kunt inrichten, zijn alleen maar actueler geworden. Dus we geloven echt dat we een bijdrage kunnen leveren. Het is een intensief traject, maar gelukkig kregen we veel steun van onze procesbegeleider.’
Streng op het proces
‘Je ziet in dit soort trajecten vaak dat teams met ontzettend veel enthousiasme aan de slag gaan maar vervolgens vastlopen,’ legt Jethro uit. ‘Terwijl, je hoeft niet zo zeer streng te zijn op de inhoud maar wel op het proces. Dat vraagt om een switch in denken. Dat is iets wat je in zo’n traject leert. Dat heeft het team goed opgepakt.’
Denk na over de langere termijn
Charles: ‘We zijn nu ongeveer een jaar bezig. Dat maakt het lastig om energie te blijven houden en tijd te maken voor het project. Want er zijn ook veel onderwerpen die ernaast spelen. Zoals in de zomer met de roosterproblematiek of financiële zaken. Dat leidt af want je bent geneigd daar je tijd in te steken terwijl het product juist een oplossing moet geven voor deze uitdagingen. Het is dus een risico als je niet nadenkt over de langere termijn.’
Jethro: ‘Het dagelijkse werk is inderdaad vaak de grootste uitdating. We zijn zo geneigd om ons daar op te storten. Je zou eigenlijk een knip moeten maken. Zodat je echt aan de langere termijn kunt werken en de dagelijkse zaken aan de kant schuift. Maar daar moet je wel de ruimte voor krijgen.’
Drie ideeën
Uiteindelijk heeft het team mooie stappen gemaakt. Zoals gezegd resulteerde dat in drie ideeën:
- Loket van de toekomst: snel vraag en antwoord
Herold: ‘Het eerste idee helpt de zorgprofessional om snel een vraag of melding kwijt te kunnen bij het loket van de toekomst. Om vervolgens ook snel een antwoord te krijgen. Een systeem moet hierbij helpen. Dat filtert of het een nieuwe vraag is en of er al een antwoord paraat is. Dat scheelt de medewerker zoeken naar waar hij de vraag moet stellen en hij heeft vaak een snel antwoord.' - Noodzakelijke taken visueel via de app
'Bij de tweede oplossing kan een zorgprofessional al swipend aangeven welke taken noodzakelijk zijn of niet. De taken maken we visueel in de app. Hiermee kunnen medewerkers intuïtief aangeven wat moet gebeuren. Hierover kun je binnen het team in gesprek. Het doel is om de taken te schrappen die tijd kosten en niets opleveren. Dit geeft een organisatie ook veel waardevolle informatie.’ - Spel/game voor meer werkgeluk
Charles: ‘De derde oplossing verpakken we in een spel/game om werkgeluk te laten groeien door werkdruk te verminderen. Je speelt dit spel samen met het team. Hierin kun je ideeën inbrengen over de inrichting van het werk. Goede ideeën worden hiermee ook verder gedeeld. Met het spel willen we mensen in beweging krijgen en tegelijkertijd de werklast laten dalen. Met de drie ideeën zitten we echt in een luxe positie. We willen nu graag de beste oplossing gaan uitwerken tot prototype.’
Toetsen, uitwerken en concretiseren
Herold: ‘We staan nu op het punt om de drie ideeën te toetsen binnen de organisatie. Daarna gaan we een specifiek idee verder uitwerken. En misschien wordt het wel een combinatie. Als we weten wat het wordt, dan gaan we het concretiseren en vragen om een akkoord binnen de organisatie. Daarna gaan we het uitwerken, gefaseerd testen en implementeren. Dan gaan we gewoon!’
