Nieuwe beoordelingscyclus Waaier cliëntervaringsinstrumenten

Vanaf najaar 2012 fungeert de Commissie van Deskundigen als adviseur van het bestuur van VGN over de beoordeling van instrumenten voor cliëntervaringsonderzoek. In de huidige Waaier van cliëntervaringsinstrumenten 2020-2022 zijn (varianten/ voorlopers van) 9 van de 11 instrumenten vanaf het begin opgenomen. De beoordeling van cliëntervaringsinstrumenten in de Waaier heeft zich de afgelopen jaren verder doorontwikkeld. De criteria die de commissie hanteert voor de beoordeling zijn aangevuld en aangescherpt. En de instrumenten in de Waaier zijn met behulp van de feedback van de commissie steeds verder verbeterd.

Beoordelingscyclus Waaier herzien

De commissie is van mening dat de jaarlijkse rapportage en beoordeling van bestaande instrumenten in de Waaier afnemende meerwaarde heeft. De ontwikkelaars hebben de afgelopen jaren aangetoond dat ze de continue doorontwikkeling van hun instrumenten met zorg en aandacht aanpakken. Een bepaalde mate van vertrouwen in de ingezette koers lijkt op zijn plaats. De commissie wil bovendien niet onnodig bijdragen aan de al hoge administratieve druk in de zorg.

Beoordeling 2021

Het bestuur VGN besloot daarom in april dit jaar al dat de beoordelingsronde voor 2021 voor bestaande instrumenten op advies van de commissie kwam te vervallen. Voor nieuwe indieningen bleef dit jaar de mogelijkheid om een instrument te laten beoordelen door de commissie voor opname in de Waaier. Tevens is aan de ontwikkelaar van het instrument dat momenteel in categorie 2 is ingedeeld, de keuze gelaten om dit jaar toch een rapportage ter beoordeling in te dienen. De commissie wilde hen de mogelijkheid om een categorie op te schuiven niet ontnemen door het vervallen van de beoordeling dit jaar. De commissie zal dit najaar alleen voor deze ontwikkelaar en voor eventuele nieuwe indieningen een beoordeling uitvoeren.

Nieuw beoordelingsproces vanaf 2022

De commissie heeft in haar uitgebreide advies aan het bestuur VGN een nieuw beoordelingsproces voorgesteld met een lagere frequentie van beoordeling mét behoud van zicht op de doorontwikkeling van de instrumenten. Het bestuur VGN neemt de adviezen van de commissie ten aanzien van de nieuwe beoordelingscyclus over. Concreet betekent dit:

• Voor bestaande instrumenten wordt de frequentie van rapportage en beoordeling gereduceerd naar 1x per 2 jaar.
• Voor nieuwe instrumenten blijft de jaarlijkse beoordeling gehandhaafd.
• Het tijdvak van de waaier wordt vereenvoudigd en op 2 jaar vastgesteld.

Toelichting

Het nieuwe proces houdt in dat 1 x per 2 jaar een formele beoordeling van de doorontwikkeling van bestaande instrumenten in de Waaier zal plaatsvinden. Om de huidige diversiteit in rapportages te reduceren, zal de commissie een format aanreiken zodat alle criteria aan bod komen.

In het tussenliggende jaar, zal de commissie via een verdiepende, informele bijeenkomst met afzonderlijke ontwikkelaars zicht houden op de actuele stand van zaken van het instrument, het gebruik in de praktijk en hoe wordt omgegaan met eerdere feedback van de commissie. Hiermee wordt voorgebouwd op de Tweedaagse die de commissie de afgelopen jaren heeft georganiseerd. Daarnaast kunnen over bepaalde thema’s bijeenkomsten worden georganiseerd voor het collectief van ontwikkelaars.

Voor nieuwe instrumenten wordt de jaarlijkse beoordeling conform de tot nu toe gevolgde werkwijze en formats in stand gehouden.

Het tijdvak van de Waaier wordt ook gelijkgetrokken met het nieuwe ritme van beoordelen. Dit betekent concreet dat bestaande instrumenten iedere 2 jaar worden beoordeeld voor toelating in de nieuwe Waaier met een looptijd van 2 jaar. Indien een instrument dat is opgenomen in de Waaier na beoordeling de status 'niet toegelaten' krijgt, blijft de huidige situatie van toepassing. Het instrument zit nog een jaar in de Waaier waardoor aanbieders de tijd hebben om een ander instrument te kiezen. De afgewezene kan bij de volgende toetsing opnieuw het instrument indienen, als zijnde een nieuwe aanmelding. 

In onderstaande tabel staat het nieuwe proces per jaar weergegeven:

Andere thema’s van het advies van de commissie aan het bestuur VGN

Naast een advies over de beoordelingscyclus van de Waaier, heeft de commissie het bestuur VGN ook geadviseerd over een aantal andere onderwerpen:

• Reikwijdte/scope van de Waaier
• Instrumentarium voor mensen met ernstige meervoudige beperkingen (EMB)
• Criteria
  • Aggregatie
  • Betrouwbaarheid en validiteit

Als u meer wilt weten over de achtergronden van deze adviezen en het besluit van het bestuur VGN hierop, zie dan onderstaande brief die is verstuurd naar ontwikkelaars van de instrumenten in de Waaier.