Experimenteren met slim inkopen? Meld u aan!

Inkoop is te definiëren als: alle goederen en diensten waar een factuur tegenover staat. Het idee van het professionaliseren van de inkoop is dat het een organisatie veel winst kan opleveren. Om die reden stelt het ministerie van VWS een subsidie beschikbaar. Voorwaarden voor de subsidie:

• uw organisatie heeft een omzet van > 10 miljoen;
• uw organisatie is Wlz-gefinancierd;
• u heeft bestuurlijke commitment.

Stap 1: quick scan
Als uw organisatie aan bovenstaande voorwaarden voldoet, dan vindt allereerst een quick scan plaats. Daaruit moet blijken of er daadwerkelijk een besparingspotentieel ligt door het verbeteren van de inkoopfunctie. Deze quick scan laat zien waar uw organisatie staat in het spectrum van inkoopvolwassenheid, zie het model in de bijlage.

Stap 2: gedetailleerde inkoopanalyse
Op basis van de quick scan worden vervolgens enkele organisaties uitgenodigd, waarbij een gedetailleerde inkoopanalyse wordt uitgevoerd door een onafhankelijk inkoopadviesbureau. Op basis van deze analyse kunnen dan stappen worden gezet om het verbeterpotentieel te verzilveren.

Voorwaarden
Om voor deze financiële bijdrage in aanmerking te komen, stelt VWS de voorwaarde dat uw organisatie een inkoopanalyse laat uitvoeren door een onafhankelijk inkoopadviesbureau, conform een vooraf vastgestelde methodiek. Uitkomst van deze analyse zal ten minste een scherp zicht op het incidentele en structurele besparingspotentieel moeten opleveren. Een andere subsidievoorwaarde is dat uw organisatie minimaal twee bijeenkomsten organiseert om andere organisaties in de regio te informeren en enthousiasmeren. De eerste bijeenkomst wordt gehouden kort nadat de inkoopanalyse is uitgevoerd. De tweede bijeenkomst wordt gehouden na enkele maanden als het traject van inkoopverbetering begint te renderen. De bestuurder die de inkoop in de portefeuille heeft, nodigt collega-instellingen uit op het niveau van raden van bestuur, directeuren en managers servicebedrijf. Het hele traject vereist dus een bestuurlijk commitment.

Subsidie
De subsidie stelt VWS in de vorm van een bijdrage beschikbaar aan twintig inkoopanalyses bij Wlz-gefinancierde organisaties. Die bijdrage houdt in: vijftig procent van de externe kosten met een maximum van €10.000,-. De externe kosten zitten hem met name in de kosten die worden gemaakt voor het inkoopadviesbureau. De subsidie is tot eind 2016 beschikbaar.

Inkoopexpertisecentrum
Als de uitvoering bij meerdere organisaties (zorgbreed) succesvol verloopt, kan op termijn een inkoopexpertisecentrum ontstaan. Het doel hiervan is kennis delen, best practices leveren (zoals programma’s van eisen, leveranciersbeoordelingen) en het uitwisselen en delen van praktijkervaringen. Dit expertisecentrum bestaat uit een online platform voor de instellingen. Daarnaast zullen landelijke en regionale bijeenkomsten worden georganiseerd om elkaar te ontmoeten en actuele onderwerpen te bespreken (successen en leerpunten).

Wat vragen we van u?
Op dit moment onderzoeken VGN, ActiZ en GGZ Nederland of er onder hun leden behoefte is om mee te doen aan dit traject. Bent u geïnteresseerd, voldoet uw organisatie aan de voorwaarden en wilt u meedoen aan de quick scan (die u desgewenst verder nergens toe verplicht)? Meld u dan aan bij Marco Brandsma (e-mail: MBrandsema@ggznederland.nl). U ontvangt vervolgens een link waarmee u de quick scan kunt uitvoeren. Het invullen van deze scan vraagt nog geen uur en moet gebeuren door de inkoper én door de manager bedrijfsvoering (deze functienamen zullen uiteraard per organisatie verschillen).

Inkoop-volwassenheidsmodel
In de bijlage vindt u het inkoop-volwassenheidsmodel. Dit model wordt bij de quick scan gebruikt om te laten zien op welk niveau uw organisatie staat in dit model. Het model beschrijft vijf opeenvolgende stappen: van gefragmenteerde inkoop, gestructureerde inkoop, gecoördineerde inkoop, naar een geïntegreerde toeleveringsketen en naar een geoptimaliseerde waardeketen. Hoe lager in de keten, hoe meer winst er te behalen valt.

Voor meer informatie: Frits Mul (fmul@vgn.nl)