Digitalisering plaatsingsbrief forensische zorg gestart
Minder administratieve lasten en betere kwaliteit van gegevens: dat is het doel van het digitaliseren van de plaatsingsbrief forensische zorg en de daarop volgende administratieve uitwisseling van gegevens. De afgelopen periode heeft DJI met een klein aantal zorgaanbieders voorbereidingen getroffen voor deze digitalisering. De rest van 2020 wordt gebruikt voor ketenbrede implementatie, en DJI nodigt alle gecontracteerde zorgaanbieders uit om hierbij betrokken te zijn.
Huidige situatie
In de huidige situatie van plaatsing van een justitiabele bij een zorginstelling voor forensische zorg gaat communicatie met DJI over die plaatsing veelal handmatig en ongestructureerd. Er wordt gewerkt met pdf’s, Excel-bestanden en mails om gegevens over de plaatsing bij een zorgaanbieder overeen te laten stemmen met die gegevens bij DJI. Dit alles kost veel tijd en brengt risico’s met zich mee voor de kwaliteit van de gegevens. Dit heeft o.a. nawerking in facturatie- en betalingsprocessen.
Toekomstige situatie
Om dit huidige proces te verbeteren wil DJI gaan werken met een systematiek van geautomatiseerde berichtuitwisseling analoog aan de WLZ, Jeugdwet en WMO, te weten een systematiek van plaatsings-, start zorg- en mutatieberichten. Naar verwachting levert dit een aanzienlijke lastenverlichting voor zorgaanbieders op, en ook de lasten voor DJI worden verminderd.
Standaard voor berichten
Vektis heeft in de periode september 2019 t/m maart 2020 in opdracht van DJI de standaard voor deze berichten ontwikkeld; deze is gepubliceerd onder het label ‘FZ821, 822, 823, 824, 825, 826’ (www.vektis.nl/standaardisatie/standaarden). Uitgangspunt daarbij is geweest om zoveel mogelijk bij de werkwijze te blijven zoals nu met de plaatsingsbrief uit IFZO, maar tegelijkertijd ook zoveel mogelijk aan te sluiten bij de voorzieningen die ‘in standaarden-land’ al aanwezig zijn.
DJI heeft hierin afstemming gezocht met medewerkers van een aantal zorgaanbieders, te weten GGZ NHN, Reinier van Arkel, Dimence, Fivoor, Oostvaarderskliniek, Leger des Heils, Humanitas DMH en Ipse de Bruggen. Ook is gaandeweg het traject afstemming tot stand gekomen met GGZnl en VGN, de brancheverenigingen van instellingen die door DJI gecontracteerd zijn. Tenslotte is het goed om te vermelden dat bij het ontwikkelen van de standaarden ook leveranciers van EPD’s en ECD’s zijn betrokken.
Planning
Beoogde ingebruikname van de standaard is 1 januari 2021. DJI gebruikt de rest van 2020 dan ook voor implementatie van de standaard in de keten. Dit omvat: de standaard implementeren in zowel techniek maar vooral ook het proces. Dit gebeurt aan de kant van DJI, aan de kant van zorgaanbieders en aan de kant van de tussenpartij, Vecozo.
DJI is in dit traject nadrukkelijk geen opdrachtgever van implementatie in de EPD’s en de processen van de zorgaanbieder, maar wil de implementatie wel graag ketenbreed faciliteren. Hiervoor zullen op verschillende momenten in de komende periode werkgroepen worden georganiseerd. DJI wil iedereen van harte uitnodigen om hierbij betrokken te raken. Aansluiten bij de werkgroep omvat het bijwonen van een maandelijkse bijeenkomst en het uitvoeren van activiteiten waarover in de werkgroep afspraken worden gemaakt. Belangrijk daarbij is communicatie richting de eigen organisatie en naar de softwareleveranciers.
Mocht je hierover meer willen weten, dan kun je contact opnemen met Teun Oosterbaan (t.oosterbaan@dji.minjus.nl; 06-53584222) of Pieter Veefkind (p.veefkind@dji.minjus.nl; 06-22666945).
Tot slot
De nieuwe ‘familie van standaarden’ sluit mooi aan bij het gebruik van de standaarden voor declaratie (die al lange tijd worden gebruikt) en voor verantwoording (die nu voor het eerst in gebruik zijn genomen). Standaardisatie is een belangrijk instrument bij het verlichten van administratieve lasten. Het is dan ook goed om op te merken dat deze ontwikkeling in gang is gezet in samenspraak met de Taskforce Veiligheid en Kwaliteit in de forensische zorg onder leiding van Bas Eenhoorn.
