Marion Kersten: ‘Juist in een crisistijd is het erg belangrijk om kennis te delen’

Professionals gebruiken juist nu beschikbare kennis, ook als die niet op papier staat

Op de slotbijeenkomst van het onderzoek ‘EVB+ in beeld’ hoorde ik dat professionals juist nu gebruik maken van alle beschikbare kennis. Dat ging niet alleen over nieuwe kennis die te lezen is in publicaties. Wat mij het meeste trof, was juist de kennis die is opgedaan door observaties en vaak níet op papier staat. 

In teamoverleggen wordt veel kennis gedeeld

Die kennis vanuit observaties deelden de deelnemers aan die slotbijeenkomst spontaan met elkaar. Ze maakten bijvoorbeeld een lijst met competenties van begeleiders. Ook noemde een deelnemer dat enorm veel kennis in teamoverleggen wordt uitgewisseld. Wie daar niet bij is, mist veel. En een vader vertelde beeldend zijn ervaring, dat de kleine woonkamer in de nieuwe locatie van zijn zoon het samenzijn bleek te belemmeren. Daar zitten de bewoners nu te veel op elkaars lip, terwijl deze mensen daar juist heel gevoelig voor zijn. Ook riep hij op om de kennis van hemzelf en andere ouders beter te gebruiken.    

Andere aanpakken voor het delen van kennis in tijdens van crisis

Al deze kennis is hard nodig voor het bieden van goede zorg, juist ook in de huidige zorgcrisis die met name cliënten met complexe zorgvragen raakt. Als je wilt stimuleren dat zorgprofessionals ook in een crisistijd kennis blijven delen en toepassen, vraagt dat vaak wel om andere aanpakken. Dat heeft mijn eigen studie naar het delen en toepassen van kennis tijdens de coronapandemie laten zien. Deze studie vormt onderdeel van mijn promotieonderzoek. Het gaat daarbij zowel om kennis die is uitgeschreven (‘expliciete kennis’), als om kennis die dat (nog) niet is (‘impliciete kennis’).   

Hoe ging dat tijdens de coronapandemie?

Het was tijdens de coronapandemie erg belangrijk om snel alle nieuwe kennis in te zetten, zoals over hoe professionals besmettingen met het coronavirus het beste kunnen  voorkomen. We wilden weten wat maakte dat professionals in de coronapandemie kennis deelden en toepasten, dus welke factoren daarbij een rol speelden. Verschilde dit van voor de coronapandemie? En waren er verschillen in wat belangrijk was voor begeleiders en behandelaren? In de zomer van 2021 vulden 69 begeleiders en 91 behandelaren (gedragsdeskundigen en (para)medici) hierover een vragenlijst in. De vragen waren verdeeld in vijf categorieën:

• De rol van individuen 
• De rol van teams
• De rol van eigenschappen van de werkwijze en hulpmiddelen
• De rol van de randvoorwaarden vanuit de zorgorganisatie
• De rol van de omgeving van de zorgorganisatie

Ieder individu is belangrijk

Minstens de helft van de professionals realiseert zich dat alle personen die betrokken zijn bij het delen en toepassen van kennis een rol te spelen, dus cliënten, verwanten, professionals en management of bestuurders. Ze vinden het belangrijk dat kennis van verwanten toegankelijk is, dat begeleiders en behandelaren leiderschap tonen en dat (hoger) management ondersteuning biedt. Bovendien blijkt die rol even belangrijk of belangrijker dan voor de coronapandemie. 

Formeel en informeel teamoverleg wordt belangrijker 

Voor de meeste professionals blijkt het team een rol te spelen als het gaat om kennis delen en toepassen. Bij voorbeeld multidisciplinair overleg van het team en het via telefoon of e-mail informeel uitwisselen van kennis. En twee derde van de zorgprofessionals vindt deze rol even belangrijk of zelfs belangrijker dan voor de pandemie. Teamoverleggen zijn dan des te meer nodig.

Denk aan instructievideo’s

Volgens driekwart van de professionals spelen eigenschappen van de werkwijze en hulpmiddelen om kennis te delen en toe te passen een rol bij het delen en toepassen van kennis. Of het voorschrift tot het dragen van beschermende kleding om besmettingen te voorkomen wordt opgevolgd, hangt af van de beschikbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid hiervan. En van de beschikbaarheid van instructievideo’s om de manier van werken te begrijpen. Vooral voor begeleiders blijkt dit belangrijk.

De mogelijkheid om digitaal kennis uit te wisselen is een belangrijke randwoorwaarde

De randvoorwaarden vanuit de eigen zorgorganisatie spelen volgens minstens de helft tot bijna alle professionals een rol bij het delen en toepassen van kennis tijdens de coronapandemie. Vooral is dit zo bij de kantoor- en ICT-systemen, waarmee informatie wordt vastgelegd en uitgewisseld, zoals het elektronisch cliëntdossier, email, intranet. Deze rol is even belangrijk of belangrijker dan voor de pandemie, met name voor behandelaren. 

Beroepsverenigingen, de branchevereniging en de academische werkplaatsen  

Voor de meeste professionals, en met name behandelaren, spelen ook netwerkpartners in de omgeving van de eigen organisatie een rol bij het delen en toepassen van kennis tijdens de coronapandemie. Het gaat dan bijvoorbeeld om aanwijzingen van beroepsverenigingen, handreikingen van de branchevereniging en antwoorden op kennisvragen vanuit academische werkplaatsen. 

Lessen trekken voor de huidige zorgcrisis

Zorgprofessionals blijken sommige factoren - zoals kennis delen door naasten, vakinhoudelijk leiderschap, kantoorinrichting en ICT-systemen - tijdens de coronapandemie als belangrijker te beoordelen dan vóór de coronapandemie. Veel factoren die het delen en toepassen van kennis vóór de coronapandemie beïnvloedden, bleven dat ook tijdens de coronapandemie doen. Zoals professioneel leiderschap en gebruiksvriendelijke eigenschappen van werkwijzen en hulpmiddelen. Verder blijken begeleiders en behandelaren sommige factoren verschillend te waarderen. Uit deze crisis zijn lessen te trekken die van pas komen bij nieuwe crisissen in de gehandicaptenzorg, zoals de huidige zorgcrisis. 

Zijn de organisatorische voorwaarden toereikend?

Tijdens de coronapandemie was het snel delen en toepassen van nieuwe kennis cruciaal om kwaliteit van zorg te blijven bieden. Dit geldt zowel de uitgeschreven als de (nog) niet uitgeschreven kennis en vraagt om doorontwikkeling van de gebruikte kennisstrategieën. Daarom is het belangrijk om aandacht te geven aan de in dit onderzoek vastgestelde factoren door

• in de gaten te houden of de organisatorische voorwaarden voor het delen en toepassen van kennis toereikend zijn
• het benadrukken van vakinhoudelijk leiderschap van management
• het bieden van adequate kantoor- en ICT-systemen.

Informatie

• Marion Kersten is senior beleidsadviseur bij de VGN.
• Als science practitioner voerde ze bij de Academische werkplaats Leven met een Verstandelijke Beperking een promotieonderzoek uit naar het verbeteren van het kennisbeleid van gehandicaptenzorgorganisaties (promotoren Prof. dr. Petri Embregts en prof. dr. ir. Mathieu Weggeman), dat leidde tot het proefschrift Making knowledge work. 
• In dit kader onderzocht ze de impact van de coronapandemie op het delen en toepassen van kennis door professionals. De belangrijkste inzichten uit deze studie leest u in de bijgevoegde factsheet.
• Dit is gebaseerd op het artikel dat ze samen met Noud Frielink, Mathieu Weggeman en Petri Embregts schreef Contextual factors influencing knowledge sharing and application in the care and support for people with intellectual disabilities during the COVID-19 pandemic (Kersten, Frielink, Weggeman en Embregts, 2023).