Verenigingszaken: ‘De VGN, dat zijn we met zijn allen’

De algemene ledenvergaderingen vormen het hart van de VGN. Dan komen alle leden bij elkaar en worden besluiten genomen. Theo van Uum: ‘Het afgelopen jaar hebben we onze leden een vragenlijst gestuurd over het functioneren van die ALV. Zelf vonden we namelijk dat er nog wel veel informatie gezonden werd, en dat het allemaal wel wat sprankelender kon.’

Interactie en dialoog

Van der Ham: ‘Dat beeld kwam ook terug uit de vragenlijsten van de leden. En daar zijn we mee aan de slag gegaan. Meteen de eerste reguliere ALV hebben we Egge van der Poel als spreker uitgenodigd en in de tweede Bea Aarnoutse. Ook gaven vier acteurs met een licht verstandelijke beperking een preview van hun voorstelling De Verwanten. Zij namen de leden echt mee in hun wereld. Centraal staat het thema 'verwantschap', de ultieme tegenhanger van eenzaamheid.  

Van Uum: ‘Verder zijn de vergaderingen interactiever. Er is meer ruimte voor dialoog, en we halen ook informatie óp bij de leden. We vragen hen hoe ze ergens naar kijken voordat we met een bepaald onderwerp aan de slag gaan.’

Van der Ham: ‘We merken dat het enorm veel positieve energie en dynamiek oplevert. Leden zijn er heel positief over, en wij zelf ook. Kijk, de VGN is niet een project van een bureau. Het is een vereniging van leden die ondersteund worden door een bureau. De VGN, dat zijn we met zijn allen.’

Platform kleine leden

Met zijn allen betekent óók met de kleine leden. Van Uum: ‘We ontvingen berichten van kleine leden dat hun ervaringen niet altijd synchroon liepen met de discussies die er gevoerd worden binnen de VGN. Op zich begrijpelijk, kleine leden hebben soms andere vraagstukken en, heel praktisch, ook niet altijd voldoende capaciteit om aan te haken bij structuren zoals de bestuursadviescommissies.’

Vander Ham: ‘Vorig jaar hebben we daarom een platform voor kleine leden opgezet. Inmiddels is dit een groep van ruim dertig leden die vier keer per jaar bij elkaar komen, waarvan twee keer digitaal. Dat laatste maakt het minder tijdsintensief. Een themacommissie van vier leden denkt na over onderwerpen, en bepreekt die voor met Theo en een beleidsadviseur. Zo kunnen we de inzichten ook weer meenemen bij onze standpuntenbepaling.’

Van Uum: ‘We hebben al een keer gesproken over zorginkoop bij kleine organisaties, en over eisen waar kleine organisaties moeilijk aan kunnen voldoen. De feedback die we krijgen is heel positief. Dat merken we aan de opkomst, maar bijvoorbeeld ook aan mailtjes die we krijgen van bestuurders met suggesties voor onderwerpen. Komend jaar willen we daarom de volgende stap zetten: het uitbreiden van het platform met een digitaal netwerk, zodat leden ook onderling eenvoudig ervaringen kunnen uitwisselen.’

Logische aansluiting

Ook in de afstemming tussen het bestuur en de bestuursadviescommissies zijn mooie slagen gemaakt. Van Uum: ‘Wat je wilt, is dat agenda’s logisch op elkaar aansluiten. Daar werken we op verschillende manieren aan. Zo hebben we een overleg georganiseerd tussen de voorzitters en secretarissen van de adviescommissies en een delegatie van het bestuur. Dat werkt goed, en bouwen we het komend jaar verder uit. Bijvoorbeeld door een gezamenlijke voorraadagenda aan te leggen. Zodat de onderwerpen die belangrijk zijn in de adviescommissie ook op de radar van het bestuur zijn.’

Vernieuwde statuten

Een goedlopende vereniging kan niet zonder heldere afspraken. En daar hebben we het afgelopen jaar twee belangrijke stappen in gezet. Van der Ham: ‘Allereerst hebben we de statuten geactualiseerd. Die waren verouderd, de realiteit kwam op allerlei onderdelen niet meer overeen met wat er op papier stond. Zo hadden we na corona steeds meer de behoefte om digitaal te kunnen vergaderen en stemmen. Maar formeel kon dat niet. Dat hebben we nu veranderd. Ook stond er nog in de statuten dat we drie organen hadden: de algemene ledenvergadering, het congres en het bestuur. Dat congres zou eens in de drie jaar plaats vinden en de basis zijn voor strategische beleidsvorming. Maar zo werken we al lang niet meer. Strategie bepalen we op andere manieren en sámen met andere partijen. De vernieuwde statuten sluiten daar helemaal bij aan.’

Commissie van Onderzoek en Advies

In de statuten staat nu ook de Commissie van Onderzoek en Advies. Die is het afgelopen jaar operationeel geworden. Van Uum: ‘We hadden eerder al gezegd dat we een procedure wilden inrichten voor situaties waarbij we vermoeden dat een lid niet voldoet aan de verplichtingen die horen bij het lidmaatschap van de VGN. Dan moet je denken aan niet voldoen aan wet- en regelgeving, de Governancecode Zorg, of het Kwaliteitskompas. De eerste stap is dan dat we in gesprek gaan met zo’n lid. En als dat onvoldoende resultaat heeft, kunnen we de Commissie vragen om onderzoek te doen en advies uit te brengen.’

Van der Ham: ‘Natuurlijk hopen we dat we de commissie nooit hoeven in te schakelen. Toch is ze erg belangrijk. We laten ermee zien dat we er belang aan hechten om de zaken goed te regelen. Het geeft helderheid, en draagt bij aan het vertrouwen in onze branche.’

Van Uum: ‘Bovendien maken alle activiteiten samen dat we als vereniging nog beter in staat zijn om de ambities uit de Visie 2030 van papier in de praktijk te brengen. En daar gaan we voor!’