Reflectie kwaliteitsbeelden: belangrijke lessen

•    Klik hier voor de overzichtspagina van bijna 200 kwaliteitsbeelden
•    Klik hier voor het Kwaliteitskompas Gehandicaptenzorg 2023-2028

De dialoogronde voor het eerst aan de hand van de kwaliteitsbeelden 

Met de komst van het Kwaliteitskompas Gehandicaptenzorg 2023 – 2028 is het kwaliteitsrapport vervangen door een (tweejaarlijks) kwaliteitsbeeld, afgewisseld met een voortgangsbericht. Wat een kwaliteitsbeeld anders maakt dan een -rapport is dat het zorgaanbieders nog meer de kans biedt om zelf de vorm en de invulling te kiezen die bij hen past, voor het geven van inzicht in kwaliteit.  Dat is dan ook het doel van het kwaliteitsbeeld: inzicht geven in kwaliteit vanuit organisatieperspectief om bij te dragen aan intern leren en verbeteren en in het verlengde daarvan extern te verantwoorden over kwaliteit. 

Een frisse (her)start

Voor de zomer hebben alle zorgaanbieders die onder het kwaliteitskompas vallen dus voor het eerst een kwaliteitsbeeld over 2023 opgeleverd. Over deze kwaliteitsverantwoording in een nieuw jasje is het in de VGN-dialoogrondes gegaan. 

Uit de dialoog blijkt dat het merendeel van de organisaties deze ontwikkeling benut om weer fris te kijken naar de wijze waarop ze een passend beeld kunnen geven over hun kwaliteitsontwikkelingen in 2023.  Het kwaliteitskompas gaf aanleiding om opnieuw stil te staan bij vragen als: 

• Waarom en voor wie maken we het kwaliteitsbeeld?
• Op welke manier geven we een eerlijk beeld over de kwaliteit van zorg en ondersteuning en de ervaren kwaliteit van bestaan van mensen met een beperking?
• Hoe betrekken we mensen met een beperking en professionals meer bij de totstandkoming van het kwaliteitsbeeld en belangrijker nog: bij het constante gesprek over kwaliteit?

Herkenbare kwaliteitsontwikkelingen in 2023

Zoals ook de afgelopen jaren na de dialoogrondes, analyseerde Vilans de antwoorden van vragenlijsten over kwaliteit. De meeste deelnemers van de dialoogrondes beantwoordden ter voorbereiding van de bijeenkomsten enkele vragen, die over hun eigen kwaliteitsbeeld gingen en een kwaliteitsbeeld van een andere organisatie. 

Uit de analyse springen er vier inhoudelijke thema’s uit - als vraagstuk/dilemma of juist als positieve ontwikkeling:

• Samenspel met het informele netwerk, collega’s en het professionele netwerk; 
• Werven en behouden van ‘goede’ professionals;
• Prioriteren en cyclisch werken; 
• Financiële krapte. 

Inzicht in kwaliteit, het hele jaar door 

Uit de antwoorden en dialoog blijkt dat het (opstellen van het) kwaliteitsbeeld inzicht geeft in kwaliteit, maar dat daarnaast de systematische gesprekken die over kwaliteit worden gevoerd vooral bijdragen aan kwaliteitsontwikkeling. Hierbij speelt de kwaliteitsinformatie die wordt verzameld en gebundeld in het kwaliteitsbeeld ook een duidelijke rol. Het blijkt nog wel een lastige zoektocht hoe men de Plan-Do-Check-Act (PDCA) - cyclus helemaal ‘rond krijgt’ en hoe de gesprekken hierover in de organisatie op een goede en efficiënte manier in te richten.

Inspiratie door uitwisseling

In de dialoogsessies werden verschillende voorbeelden genoemd van gesprekken over kwaliteit: geïntegreerd in de hele organisatie of in de programma- en projectstructuur, maar ookin het overleg met staf, management en bestuur of juist met cliëntenraden of Raad van toezicht. Deelnemers aan de dialoogrondes leerden veel van deze uitwisseling.

Voorbeeld Bartiméus en hun ‘100% Leven gesprekken’

In de inleiding van het kwaliteitsbeeld van Bartiméus (deel 1 - Ervaren kwaliteit) 2023 staat: 

Waarbij in een gesprek werd toegelicht 'dat zowel cliëntenraden als de teams op de woningen en dagbesteding met de zelfde vragen aan de slag gaan, wat leidt tot samenhang in de informatie en gesprekken over kwaliteit.’

Samenhang tussen kwaliteits- en financiële cyclus

De meeste deelnemers geven aan dat hun kwaliteitsbeeld (nog) losstaat van de financiële verantwoording. Toch zien we ook steeds meer organisaties die verwijzingen maken tussen de financiële verantwoording en het kwaliteitsbeeld. Het lijkt erop dat de kwaliteitscyclus steeds beter samenkomt met die van planning en control (financiën). Bij enkele organisaties leidt dit ook tot een integraal jaardocument. 

Ambitie blijft: tellen, vertellen en daarover reflecteren 

In het kwaliteitskompas is nadrukkelijk de focus gelegd op het kwaliteitsbeeld als hulpmiddel om aan kwaliteit te werken en rekenschap te geven als organisatie, in plaats van (alleen) een verantwoordingsdocument. Dit lijkt deels te lukken, blijkt uit de analyse van Vilans: 

Voor slechts een klein deel van de respondenten (17%) is het maken van hun kwaliteitsbeeld een doel op zich, in plaats van een instrument en hulpmiddel bij het voeren van gesprekken over kwaliteit. Bij de vragen die beantwoord zijn over het kwaliteitsbeeld van een ander, had slechts 12% het idee dat het kwaliteitsbeeld vooral een doel op zich was.

Uit de gesprekken blijkt dat de ambitie bij veel deelnemers hoger ligt, dat ze het liefst op alle niveaus via een dialoog reflecteren op cijfers en verhalen. Met als centrale vraag: wat gaat goed en wat kan beter? De wens is dat deze informatie en duidingen input vormen voor het dagelijks werk en dat ze leiden tot inzicht in kwaliteit en een gedeeld kwaliteitsbeeld van de organisatie.  

Inzicht in professionele ontwikkeling: hoe doe je dat? 

Omdat in het kwaliteitskompas expliciet een bouwsteen opgenomen is voor professionele ontwikkeling zijn ook hierover vragen gesteld. 

Uit de kwaliteitsbeelden blijkt dat deze ontwikkeling op de agenda staat, maar dat het bij veel organisaties nog wel puzzelen is hoe lezers van het kwaliteitsbeeld dit ook kunnen herkennen. 

Wanneer we bijvoorbeeld inzoomen op de teamreflecties, blijkt dat bijna alle deelnemers dit nog doen. De vorm ervan verschilt sterk. Zo maakt een kwart van de mensen gebruik van een vaste methode met invulformat. Net zoveel mensen geven aan dat het team zelf kiest voor een manier van teamreflectie. Wanneer er geen eenduidige methode is, is het vaak moeilijker om vanuit de opbrengsten iets te zeggen over wat er leeft en speelt. 

Voorbeeld van Stichting Radar en ‘Mijn kwaliteitsjournal’

Al 6 jaar op rij een dialoogronde n.a.v. de kwaliteitsdocumenten 

De jaarlijkse dialoogronde blijft goed bezocht en hoog gewaardeerd. De deelnemers zijn vooral beleidsmedewerkers kwaliteit, aangevuld met leden van de cliëntenraad, de achterban van de stuurgroep en enkele zorgprofessionals en bestuurders. In totaal namen ruim 100 mensen deel, verdeeld over twee online sessies. Men hecht het meeste waarde aan:

• het lezen van andermans kwaliteitsbeelden,
• feedback krijgen op het eigen kwaliteitsbeeld;
• en de uitwisseling over deze feedback. 

Blik vooruit naar de voortgangsberichten 

Aangezien de kwaliteitsbeelden slechts eens in de 2 jaar ingediend worden, is het komend jaar tijd voor een voortgangsbericht. Voor veel organisaties zal dit de eerste keer zijn om dit passend vorm te geven. Daarom is de tweede helft van de dialoogsessie besteed aan een vooruitblik hierop, startend met een introductie door de VGN en vervolgens een uitwisselingen in kleine groepjes. 

In de handreiking Inzicht in kwaliteit staat de volgende bedoeling voor het voortgangsbericht geformuleerd: 

Het derde hulpmiddel bij bouwsteen 4 (inzicht in kwaliteit) is de tweejaarlijkse externe visitatie die de blik van buiten naar binnen haalt. Samen met het kwaliteitsbeeld en het voortgangsbericht zijn dit de hulpmiddelen om de interne dialoog op gang te brengen en vast te leggen.

Het voortgangsbericht is vormvrij en organisaties kunnen zelf bepalen wanneer het gereed is. Het hoeft niet te worden ingediend bij het Zorginstituut en ook niet openbaar op de website gepubliceerd te worden. Dat laatste mag natuurlijk wel. Het idee is dat het voortgangsbericht input is voor het gesprek met de zorginkopers, Raden van Toezicht, etc. Aanbieders worden dan ook geacht om het voortgangsbericht zelf naar de betreffende zorgkantoren op te sturen ten behoeve van de kwaliteitsgesprekken met hen.

Uit de dialoog bleek dat de meeste deelnemers bezig zijn met nadenken over de aanpak en vorm van het voortgangsbericht. Hierbij is aandacht voor de verschillende perspectieven die ze een duidelijke plek willen geven: dat van de mensen met een beperking, hun verwanten, de professionals en dat van de organisatie.  Deze ‘stemmen’ ophalen zal een vergelijkbare inspanning vergen als bij het kwaliteitsbeeld, is de verwachting. Men verwacht wel wat tijdbesparing te behalen door:

• meer gebruik te maken van informatie die er al is;
• het voortgangsbericht minder uitgebreid te maken,
• bijvoorbeeld in te zoomen op een specifiek en geprioriteerd thema.  

Vervolg 2025

De VGN is benieuwd naar de voortgangsberichten en verwacht ook hierover een dialoogronde te organiseren, om elkaar te inspireren en van elkaar te leren. Houd de agenda en/of nieuwsbrief in de gaten om op de hoogte te blijven.